Как правильно оформить приказ в штатном расписании. Как внести в штатное расписание изменения

Не относится к документам, созданным на длительное время. Кадровые перестановки, увеличение или снижение оплаты за труд и другие моменты трудовых отношений требуют корректировки. Внесение изменений в штатное расписание допустимо, но должно проводиться в соответствии с требованиями закона и правами граждан. Рассмотрим основные моменты процедуры, чтобы исключить ошибки в кадровой документации.

Исправить или создать новое

Причины, требующие корректировки документа, бывают разными. Они определяют последовательность дальнейших действий кадровика или человека, назначенного руководством на ведение таблицы Т-3 . Их порядок зависит от масштаба исправлений. Предусмотрены два варианта правок в штатном расписании:

Корректируется действующий документ, если изменения незначительны и касаются некоторых граф. Печатается акт-приказ с перечислением позиций, подлежащих изменению или дополнению.
с присвоением очередного номера форме. Прежний перечень по кадрам теряет свою актуальность и остается на хранение.

Замена происходит из-за серьезных кадровых перестановок, сокращения или трудовых единиц, реорганизации предприятия, в другое подразделение, отдел, филиал или других серьезных новшеств, которые должны быть включены в кадровую структуру.

Небольшие правки

Основания для появления в ячейках документа новой информации должны быть оформлены приказом, изданным руководителем до внесения правок. Поводом могут служить кадровые перестановки относительно:

Переименования подразделений, отделов.
Сокращения штата (согласно ст. 81 ТК РФ).
Переименования должности.
Перерасчета зарплаты у части сотрудников.
Исключения или введения вакантной должности.
Реорганизации любого вида.

Этот перечень причин может быть поводом для корректировки действующего штатного расписания. Основной этап преобразований – приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен содержать пояснение перемен. Если акт составлен неправильно, то изменения в штатном расписании могут быть признаны недействительными в случае какой-либо проверки или спорных вопросов между сотрудником и работодателем.

Помимо издания приказа и корректировки расписания могут потребоваться дополнительные мероприятия.

Рассмотрим конкретный пример.

Переименование должности сотрудника и увеличение оклада

Сотрудник отдела продаж, должность которого – продавец-консультант, прошел обучение по направлению «менеджмент». Пошел на повышение по кадровой ветке. Изменился круг обязанностей, должность и оклад.

Директор издал указ о внесении изменений в штатное расписание по причине оптимизации деятельности торгового отдела. Акт-приказ был составлен следующим образом:

ИП Салтыков Д.Г.

О внесении дополнений в штатное расписание

По причине оптимизации торгового отдела

Приказываю:

Внести в штатное расписание № 4 от 01 февраля 2017 г. следующие дополнения с 15 сентября 2017 г.

Дополнить «Торговый отдел» должностью «менеджер по продажам», одна шт. ед., оклад – 17 800 рублей.
Перевести Иванову Н.Н. с позиции «продавец-консультант» на позицию «менеджер по продажам».
Позицию «продавец-консультант» оставить вакантной, с окладом 11 300 рублей.
Ответственным за внесение изменений назначить помощника бухгалтера Васильеву Е. А.

Директор: Салтыков Д.Г.

Сотрудник, переводимый на новую должность, должен дать свое согласие на такие изменения, подписав приказ директора.

Помимо этого вносятся коррективы в трудовой договор и создается должностная инструкция менеджера по продажам. Для этого необходимо правильно оформить соглашение к ТД № … от …, где указываются причины изменений:

Перевод сотрудника с должности «продавец-консультант» на должность «менеджер по продажам».
Оклад 17 800 рублей.
Новые должностные обязанности, которые прописаны в специальной должностной инструкции и даны сотруднику для ознакомления под подпись.

Договор составляется в двух экземплярах и подписывается двумя сторонами. Изменения должны быть внесены в личную карточку Т-2 и трудовую книжку, чтобы не было разногласий в документах. Все данные по сотруднику должны быть идентичны в трудовом договоре и штатном расписании. В противном случае законными считаются условия, прописанные в договоре.

После соблюдения всех этапов можно вносить правки в штатное расписание. Новая редакция вступает в силу с 15 сентября 2017 года, как указано в приказе директора. Это образец приказа о внесении изменений по конкретной причине, но может быть взят за основу для любой ситуации кадровых перестановок.

Сокращение штатных единиц

Часто поводом для внесения правок в форму Т-3 становится численности или штата сотрудников. Правки в штатное расписание должны быть оформлены правильно, чтобы избежать судебных разбирательств в необоснованности увольнения работников. До сокращения отдела, подразделения или конкретных должностей люди, являющиеся кандидатами на увольнение по сокращению, должны получить уведомление за два месяца до наступления этого часа (ст. 180 ТК РФ). Издается приказ, с которым сотрудник должен ознакомиться и который должен подписать.

Есть определенный нюанс при сокращении штата и введении в действие новой редакции расписания – в нем не должно быть вакантных должностей или штатных единиц, на которые могли бы претендовать сокращаемые сотрудники методом перевода. Если работник был уволен по ст. 81, п. 2 , ТК РФ, а на его место через некоторое время приняли нового человека с теми же трудовыми функциями, то можно предположить, что увольнение было незаконным. Через суд предприятие или индивидуального предпринимателя обяжут восстановить уволенного и/или выплатить компенсацию.

Новая редакция расписания вступает в силу только через два месяца после его утверждения, если вопрос корректировки относится к сокращению работников. При возникновении спорных вопросов этот документ будет доказательством, что работодатель не нарушил прав бывшего сотрудника.

Реорганизация предприятия всегда влечет за собой перестановку кадров и внесение изменений в штатное расписание. Если процесс масштабный, то лучше издать приказ о формировании нового бланка, а не обновленной редакции прежнего расписания.

Серьезные корректировки

Иногда основания для переоформления штатного расписания имеют большой масштаб. Обычно это касается не одного-двух сотрудников, а всего предприятия в целом. Тогда приказа о внесении изменений в действующее расписание по штатным единицам, даже в самом подробном изложении, недостаточно. Проще и правильнее оформить новую «штатку», чтобы исключить путаницу. Делают это, например, при повышении МРОТ на региональном уровне, если оклад сотрудников ориентирован на этот показатель.

Если изменения касаются не отдельных сотрудников, а предприятия в целом, приказа о внесении изменений в действующее расписание недостаточно, нужно подготовить новое штатное расписание.

Изменение условий труда нескольких сотрудников тоже лучше оформить новым штатным расписанием. Это происходит при сокращении занятости, то есть количества часов работы.

Некоторые предприятия вынужденно принимают меры по переоформлению работников на сокращенный рабочий день или неделю, когда возникает экономический кризис, спрос на продукцию уменьшается. Чтобы не закрывать производство полностью и не оставлять людей без работы, руководители принимают подобное решение, согласовав его с сотрудниками и раздав коллективу уведомления о грядущих переменах. При этом не забудьте подписать дополнительное соглашение к трудовому договору в двух экземплярах.

Внести исправления по всем штатным единицам в прежнее расписание сложно. Количество сотрудников не меняется, но они будут занимать лишь ½ общей ставки. Количество штатных единиц и фонд заработной платы уменьшатся. По приказу руководителя формируется новая кадровая структура, присваивается следующий номер по порядку и утверждается подписью директора.

Любым исправлениям в локальном документе предприятия предшествуют определенные основания. Директор организации не может просто так взять и изменить содержание кадровой структуры.

Обычно предложения поступают от других представителей администрации или руководителей отделов, подразделений, самих работников. Создается служебная записка, в которой излагается предложение для рассмотрения руководством. Она может быть составлена в произвольной форме. Для первого раза можно найти образец служебной записки в интернете и скорректировать под свою ситуацию.

Издавая приказ по любому поводу, о внесении изменений в штатное расписание или о создании нового документа, нужно быть внимательным в заполнении реквизитов.

В приказе обязательно указывается:

Тип документа – «приказ».
Две даты – подписания и вступления в силу новой редакции «штатки».
Подробное описание (по пунктам) всех изменений.
Информация о назначении ответственного по заполнению расписания.
Подпись директора.

Если в приказе будут допущены ошибки, он может быть признан недействительным, а соответственно, и новая редакция локального документа.

Подведем итоги

Штатное расписание не является обязательным документом, но любая серьезная организация считает форму Т-3 полезной и удобной. Создается таблица обычно один раз в год, но предусмотреть все ситуации невозможно. Поэтому допустимы любые исправления, если подписан приказ о внесении изменений или о создании нового расписания штата. Если возникают сомнения, как внести изменения в действующий бланк, создавайте новую форму, присваивая следующий номер по порядку, и храните бланки в надежном месте.

«Все течет, все меняется», - это известная фраза Гераклита актуальна и сегодня. Многие ранее созданные предприятия на определенном этапе жизнедеятельности меняют свою структуру, оптимизируют численность персонала, разделяются или же наоборот объединяются с другими компаниями. И все эти перемены фактически начинаются с внесения изменений в штатное расписание. Вопросу правильности документального оформления этой процедуры следует уделить отдельное внимание.

Штатное расписание – это один из локальных нормативно-правовых актов, которым руководствуется предприятие в своей деятельности. В нем в табличном виде указывается перечень всех должностей на данном предприятии, количество ставок в соответствии с этими должностями, размеры месячных должностных окладов. Не являясь законодательно обязательным документом, штатное расписание, тем не менее, необходимо в работе с персоналом. Именно на основании него, правил внутреннего трудового распорядка и должностных инструкций работодатель принимает решение по персоналу: о принятии, переводе работников на другую работу, установлении должностных окладов. А отдел кадров на основании этого осуществляет подбор персонала, оформляет соответствующие документы, анализирует качественный состав работников, вносит работодателю предложения по его улучшению, оформляет в установленном порядке учетную и информационно справочную документацию, готовит соответствующую статистическую отчетность.

Штатное расписание составляют в целом по предприятию и утверждают, как правило, на каждый календарный год до его начала. В течение года собственник вправе в любое время внести изменения в штатное расписание. В этом возникает необходимость в таких случаях:

Осуществление структурной перестройки предприятия, например, создание новых или ликвидации существующих структурных подразделений;

Изменения в организации производства и труда, вследствие чего изменяются размер заработной платы, разряды, классы, названия профессий, должностей;

Введение или выведение определенного количества штатных единиц, исходя из потребностей производства.

Количество и периодичность изменений в штатное расписание в течение года законодательством не ограничивается, а любые изменения, касающихся его, осуществляются только на основании приказа по предприятию.

Порядок внесения изменений в штатное расписание зависит, прежде всего, от масштабности изменений. Если в компании несущественно меняется организационная структура, вводятся новые должности либо меняются оклады, то издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен содержать обоснования внесения изменений и формулировку данных изменений. При этом штатное расписание, изначально утвержденное на год, можно не заменять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание. Если же в течение календарного года структура компании модифицируется более глобально, а также массово изменяются должностные оклады, вводятся новые названия должностей, уместно издавать приказ об утверждении нового штатного расписания. В этом случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководством предприятия на момент внесения этих поправок.

Внесение поправок в штатное расписание традиционно означает начало определенной процедуры, которая приводит к последствиям для отдельных сотрудников (изменяется название должности, размер заработной платы, увольнение работника в связи с сокращением численности или штата и прочее). Все изменения условий труда работника, которые последуют за внесением изменений в штатное расписание, должны быть оформлены соответствующим образом. Если в штатное расписание вносятся изменения касательно ликвидации структурных подразделений, вывода из штатного расписания некоторых должностей, то дата введения штатного расписания в новой редакции должна быть такой, чтобы собственник предприятия успел предупредить высвобождаемых работников о планируемом увольнении в связи с сокращением не позже, чем за два месяца (часть 2 ст. 180 ТК РФ). С одной стороны, издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении определенных должностей является началом процедуры сокращения, а с другой - сотрудникам гарантирована работа в течение срока предупреждения об увольнении. Эти же сроки должны быть соблюдены и при изменении существенных условий труда (размера должностных окладов, тарифных ставок, окладов, разрядов, классов, наименования должности, профессии).

В большинстве случаев, внесение поправок в штатное расписание влечет за собой выполнение работодателем конкретных действий, которые сопровождаются оформлением кадровых документов.

Прежде всего, надлежит ознакомить под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание, ответственных за дальнейшие действия и оформление документов сотрудников, а также тех лиц, кого непосредственно затрагивают вводимые изменения.

Рассмотрим детальнее различные варианты изменений штатного расписания.

Внесение изменений в штатное расписание в связи с введением новых должностей.

Если работодателем принято решение о создании на предприятии нового структурного подразделения либо введении новых должностей, то руководителю предприятия необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание организации. В этом приказе предопределяются:

Название нового структурного подразделения;

Наименование должностей и количество соответствующих им ставок;

Размеры должностных окладов;

При этом приказ о создании нового подразделения или введении новых должностей может вступить в силу незамедлительно, поскольку никак не затрагивает интересы уже трудящихся на предприятии работников. С приказом о внесении изменений в штатное расписание необходимо под роспись ознакомить тех сотрудников, которые ответственны за разработку положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

Внесение изменений в штатное расписание при увеличении зарплаты.

В ряде случаев руководители предприятий принимают решение о повышении должностных окладов работников, надбавок, доплат и с этой целью издают приказ о внесении изменений в штатное расписание. Такой приказ должен содержать:

Список должностей, для которых будет изменен размер тарифных ставок, надбавок, доплат;

Размеры тарифных ставок, надбавок, доплат с учетом повышения;

Дата вступления изменений в силу.

Ознакомление сотрудников под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание не тождественно его согласию на изменение условия трудового договора. Согласно части второй ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда обязательны для включения в трудовой договор. Следовательно, изменение размера заработной платы нужно оформлять таким же образом, как и изменение любых других условий трудового договора. А именно: после внесения поправок в штатное расписание с работниками, интересы которых затрагиваются, следует заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, оговаривающие изменения условия оплаты труда.

Из этого следует, что с приказом о внесении изменений в штатное расписание также нужно ознакомить под роспись сотрудников кадровой службы, поскольку они занимаются документальным оформлением изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание в случае ликвидации или сокращения.

Сокращение численности или штата работников влечет за собой ряд процедур. Одной из них является издание приказа о внесении изменений в штатное расписание. В данном приказе должны быть:

Обоснование целесообразности сокращения;

Наименование должностей, которые подлежат сокращению;

Количество штатных единиц, которые планируется сократить;

Дата вступления изменений в силу.

В случае, когда сокращаемые штатные единицы вакантны, то выполнение пунктов приказа о внесении изменений в штатное расписание состоит в том, что кадровая служба не занимается подбором новых сотрудников на данные должности. Если же должности заняты, то занимающие их работники подлежат увольнению в связи с сокращением численности или штата, при этом получая все предусмотренные действующим законодательством гарантии и выплаты.

Процедурой увольнения в связи с сокращением занимается определенная группа сотрудников, включающая, как правило, работников планового отдела, службу персонала, представителей профсоюзных организаций. Их то и нужно ознакомить под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание. Поскольку именно им предстоит исполнять обязанности по процедуре высвобождения работников, доказывая объективность и целесообразность принятых решений, чтобы избежать конфликтных ситуаций.

Работников же подлежащих сокращению предупреждают о предстоящем увольнении при помощи письменных персональных уведомлений. Ознакомление их с приказом о внесении изменений в штатное расписание в данном случае не требуется.

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Для чего нужно штатное расписание?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием , профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее - Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности . Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость .

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация - на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос - кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже - работники юридической службы. В крупных компаниях - планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание - это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем - производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце - вспомогательные и обслуживающие подразделения (административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);
Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Конечно, эти справочники устаревают и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений , то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.

Пример 2

Свернуть Показать

В трудовой книжке музыкального работника, который 17 лет руководил детской хоровой студией при школе-интернате, его должность была указана как «организатор кружка». Поскольку этой должности нет ни в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, ни в Списке работ, профессий, должностей, специальностей и учреждений, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 г. № 781, этот трудовой стаж не был засчитан в страховой для досрочного назначения пенсии работнику.

Согласно ст. 57 ТК РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ). Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Как это сделать, мы рассмотрим чуть позже. А пока продолжим заполнение формы.

При заполнении графы 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям). В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц (например, 12). Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.

Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.

Предположим, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один - на полставки. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатные единицы.

В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. При этом заработная плата определяется в рублевом эквиваленте.

Напомним, что в соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (в настоящий момент - 4 330 руб.). При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным нормативным актом (например, Положением об оплате труда).

Пример 3

Свернуть Показать

В штатном расписании предусмотрена одна штатная единица должности «секретарь» с окладом 15 000 руб. Однако с учетом интересов компании секретарь был принят на работу на условиях внешнего совместительства на 0,5 ставки. В соответствии со ст. 285 ТК РФ оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. В связи с этим в трудовом договоре должна быть указана сумма, пропорциональная отработанному совместителем времени (в данном случае - 7 500 руб.).

Как видно из приведенного примера, штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, но не вознаграждение конкретному работнику

В графах 6-8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен);
в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки меняется вместе с окладом).

Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу.

Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существует два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. 132 ТК РФ, согласно которой заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады.

По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок (например, за интенсивность работы).

Пример 4

Свернуть Показать

В организации на должности бухгалтера работают два специалиста. При этом штатным расписанием бухгалтеру предусмотрен оклад 10 000 руб., а также надбавки за ненормированный рабочий день в размере 10% от оклада (1 000 руб.) и за интенсивность работы - 20% (2 000 руб.). С учетом квалификации и опыта работы одному из сотрудников, занимающих данную должность, были установлены все надбавки и, соответственно, его заработная плата составила 13 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб. + 2 000 руб.). Второму бухгалтеру была установлена только одна надбавка за ненормированный рабочий день, после чего его заработная плата составила 11 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб.).

В графе 9 отмечается общая сумма, образуемая путем сложения граф 5-8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5-9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте (например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах и т.д.). При этом подсчет общей суммы (итога) по графам 5-9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.

Графа 10 , как следует из ее названия, предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.

После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого» , расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.

Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.

В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.

Образец заполнения штатного расписания представлен в Примере 5.

Как вносить изменения в штатное расписание?

Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.

В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.).

Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.

Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.

Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) - не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).

Когда вносить изменения при сокращении штата?

Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата - отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).

При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.

Можно ли изменить унифицированную форму?

В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).

Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки - для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Что такое штатная расстановка?

Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания - штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения - фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, и статус должности - закрытый или вакантный.

В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, - это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г., штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.

Сноски

Свернуть Показать

Что должен знать руководитель и бухгалтер составляя штатное расписание. Какие требования нужно соблюсти, заполняя унифицированную форму Т-3.

Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.

Штатное расписание - позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования отказа при приеме на работу (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ, и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Требования, предъявляемые к нему

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3. Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно
Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца
Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована
Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление

Кто занимается составлением?

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

кадровая служба
бухгалтерия
юридический отдел (наименее распространенная ситуация)

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

сроки и основные правила разработки/внесения изменений
форма приказа об утверждении расписания и изменений
ответственные лица за формирование документа и подписание приказов
сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений
состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним

Как утверждается?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.

После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения, которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.

Структура и порядок заполнения

В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):

наименование и номер документа
дата его составления
наименование компании
подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения
наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления

В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):

структурное подразделение
код подразделения
должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории)
количество штатных единиц
оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00)
надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы
всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы
примечание

После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.

Как внести изменение?

На момент 2017 года существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:

Так, можно изменить непосредственно этот документ посредством создания нового, который будет иметь следующие регистрационный номер. При этом новый вариант должен утверждаться приказом по основной деятельности.
Однако, чаще всего вносимые изменения достаточно незначительны. В данном случае достаточно оформить изменения соответствующим приказом. Приказ может быть назван следующим образом: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».

При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:

необходимость проведения оптимизации административной деятельности
совершенствование организационной структуры компании
проведение реорганизации
устранение дублирования функций и формирование центров ответственности
изменения в законодательстве РФ
необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании
сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация

Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.

Срок хранения и периодичность составления

В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2017 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет. При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.

Обязаны ли предприниматели иметь штатное расписание?

Штатное расписание – это обязательный локальный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Нужно ли ИП иметь штатное расписание, как его составить, утвердить и заполнить.

Иметь или не иметь

Упоминается штатное расписание только в статье 57 Трудового кодекса РФ, согласно которой в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание.

И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, статья 57 ТК РФ недвусмысленно говорит о «штатном расписании организации», а не о штатном расписании предпринимателя. Однако, чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания у ИП как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ.

численность ваших работников превышает 3-4 человека
обязанности работников соотносятся со стандартными функциями конкретной должности, специальности или профессии
Вам нужно четко структурировать свой штат, распределив обязанности между работниками

Иногда в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий, отсутствует.

В этом случае, отсутствие штатного расписания не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. И трудовой договор не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание.

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (статья 8 ТК РФ). Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Как оформить

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Обычно работодатели применяют эту форму. Но, в принципе, могут применять и другую, самостоятельно разработанную форму. Почему?

Немножко истории. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" утверждалось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете". А разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены Правительством на Госкомстат России. Отсюда и делался вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.

Но штатное расписание не являлось тогда и не является сейчас первичным учетным документом. Ведь оно не оформляет никакую хозяйственную операцию, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. На основании штатного расписания не осуществляются бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).

А с 2013 года у негосударственных организаций появилась возможность использовать самостоятельно разработанные формы даже для первичных учетных документов. Но применение данных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Итак, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.

Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.

Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники:

ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих
ЕКС - Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих
ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство РФ содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Как грамотно заполнить ШР рассмотрим на примере заполнения унифицированной формы Т-3.

Графа 4 (количество штатных единиц)

В том случае, если предусматривается содержание неполной штатной единицы, количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Графы 6-8 (надбавки)

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.

Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности "северного" стажа. Поэтому при заполнении граф 6 - 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.

Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, не показываются. То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками. Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве нет.

Графа 9. (итог)

Подсчет итога заработной платы возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени. Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 - 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.

Как утвердить

Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.

Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации или ИП. В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Вопрос о проставлении печати на штатном расписании законодателем не решен. Унифицированная форма штатного расписания не предусматривает обязательной постановки печати.

Работодатель также самостоятельно решает вопросы изменения и дополнения ШР. Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Образец заполнения

Как составить?

В штатном расписании должны быть указаны следующие данные:

Полное наименование организации, в соответствии с учредительными документами
ОКПО организации
Номер штатного расписания (можно использовать любой способ нумерации)
Дата фактического составления
Нужно указать период действия штатного расписания (обычно эта дата равняется 1 году)
В правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания
Наименование должности работника в соответствии с ЕКСД
Количество работников по каждой должности
Размеры тарифных ставок (окладов) работников
Постоянные надбавки и доплаты
Если на предприятии меняется перечень должностей, количество работников, оклады и премии, то в штатное расписание должны быть обязательно внесены эти изменения

Если этого не делать, то могут возникнуть проблемы с проверяющими органами.

Приказ об утверждении

Штатное расписание должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными сотрудниками руководящих должностей. После этого штатное расписание направляется на рассмотрение к главному бухгалтера и руководителю кадровой службы. После утверждения штатного расписания бухгалтером и руководителем кадровой службы издаётся приказ руководителя об утверждении нового расписания. Когда приказ издан, в штатном расписании проставляется дата и номер.

Кто ответственный?

Обычно штатное расписание составляется работник кадровой службы или бухгалтер. Но его составление можно поручить любому работнику предприятия. Ознакомление Штатное расписание не является локально-нормативным актом организации, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работников.

Приказ о внесении изменений

Приказ о внесении изменений оформляется в свободной форме и в нём должны быть указаны следующие реквизиты:

Название организации
Тип документа
Дата и номер регистрации
Гриф с надписью "Утверждено"
Визы руководителей
Приказ согласовывается с главным бухгалтером и руководителем

Изменение в связи с исключением должностей

Исключить должность из штатного расписание можно только при сокращении персонала. Для этого издаётся приказ о внесении изменений, удаляется должность и утверждается новое штатное расписание.

Исключить определённую должность можно только при возникновении определённых условий, таких как:

Кризис
Смена условий труда и другое

При сокращении персонала увольняемый сотрудник предупреждается за два месяца до сокращения.

Порядок действий при сокращении персонала и изменении штатного расписания:

Составление приказа (в нём указываются причина его издания, прописывается наименование должности, которая исключается)
Документ заверяется
Производятся изменения в действующем штатном расписании без удаления кодов должностей и структурных подразделений
Составляется приказ о мероприятиях по сокращению персонала. Приказ заверяется и сокращаемые сотрудники с ним ознакамливаются

Для того, чтобы ввести новую должность в штатное расписание необходимо:

Составить приказ о внесении изменений в расписание
Внести изменения в штатное расписание
Составить должностную инструкцию на нового работника

Срок хранения штатного расписания

Штатное расписание должно храниться на предприятии три года, начиная с года, когда положение утратило силу.

Штрафы за неверно составленное штатное расписание

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 2 000 до 5 000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 2 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 50 000 до 80 000 рублей.

По материалам: znaydelo.ru, slob-expert.ru

Если руководством организации было принято решение пересмотреть оклады сотрудникам, сократить либо ввести новую должность, потребуется издать приказ об изменении штатного расписания. В статье подробно рассмотрим как составить приказ, а также приведем образцы приказав об изменении штатного расписания на 2018 год.

Причины изменений штатного расписания

Появление новой должности или подразделения: оформляется приказом о новой штатной единице, в котором следует указать наименование должности или нового подразделения, количество новых единиц, а также их оклад (в том числе доплаты и надбавки);
Исключение должности: оформляется приказом об исключении штатной единицы (либо единиц), в котором указывается дата изменения, наименование и их количество;
Сокращение штата: до оформления приказа уведомляют сотрудников о сокращении ставок в штатном расписании (за 2 месяца), а также предлагают иные вакантные должности. После этого издают приказ о новом штатном расписании;
Изменение оклада: до оформления приказа уведомляют сотрудников об изменении окладов (за 2 месяца), а также предлагают им новые должности, если, например, сотрудник отказался работать с новым окладом. После этого издают приказ о новом штатном расписании;
Изменение наименование подразделения, либо должности: действуют также, как и при изменении оклада.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Порядок внесения изменений

Вносить изменения в штатное расписание можно в любое время, как появляется такая необходимость.

Важно! О том, сколько раз изменить штатное расписание решает самостоятельно руководитель организации. Делать это можно так часто, как в этом есть потребность.

При изменении в расписании должности какого либо работника, либо его оклада, изменить также потребуется и заключенный с ним трудовой договор. При этом, до внесения изменений в расписание, нужно оформить перевод сотрудника на другую должность. Сделать это можно при помощи приказа по утвержденному бланку Т-5 (см. →), либо по самостоятельно разработанной форме. С работником потребуется заключить допсоглашение к трудовому договору, а также сделать запить в трудовой книжке о переводе.

Как уведомить работника об изменении штатного расписания

За работником сохраняется право не соглашаться на новые условия работы, в этом случае работодатель направляет сотруднику предложение о другой работе, также в письменном виде. Если предложить работодатель схожую с прежними условиями должность не может, то он вправе предложить должность и нижеоплачиваемую и нижестоящую. При отказе сотрудника потребуется оформить его увольнение, основанием которого будет: «отказ от предложения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора», то есть п.7 часть 1 статья 77 ТК РФ.

В зависимости от того, какова причина внесения изменений в расписание, различают и то, каким образом составить приказ.

Приведем примеры основных приказов при изменении штатного расписания зависимости от причины:

Те сотрудники, которых напрямую затрагивают изменения должны поставить подпись в ознакомлении. К самому приказу прикладывается новое расписание, содержащее все изменения. В приказе следует указать дату, с которой новое расписание вступает в силу, а также назначить ответственного за исполнением приказа. В качестве ответственного лица может выступать руководитель организации, либо сотрудник отдела кадров.

Изменения в штатное расписание

Как уже говорилось выше, ограничений по количеству и частоте вносимых в штатное расписание изменений нет. Руководитель вправе самостоятельно решать когда изменять штатное расписание. Сделать это можно как с начала года, так и в его середине.

Важно! Даже временный перевод работника на другую должность должен отражаться в штатном расписании. После оформления перевода издается приказ об изменении расписания, а также указывается срок, на который вводится новая должность.

Ответственность на невнесение изменений в штатное расписание

Нарушение требований трудового законодательства, например, несоответствие количества сотрудников штатному расписанию и др., влечет за собой административную ответственность с наложением штрафа на организацию и должностных лиц:

30 000 – 50 000 рублей – на организацию;
1 000 – 5 000 рублей – на должностное лицо.

Для того, чтобы избежать ненужных штрафов для организации и ее руководителя нужно своевременно вносить изменения в штатное расписание организации по установленным законодательством требованиям.