Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Этапы работы
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.
ГОСТы по делопроизводству 2019
Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.
В нем определены понятия, используемые в статье:
- Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
- Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
- Реквизит документа — элемент оформления документа.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .
Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
Каждый уважающий себя кадровик должен знать все унифицированные формы кадровых документов , которые актуальны в 2016 году. Ежегодно выходят новые формы, приказы и поправки, которые нужно своевременно заполнять и отправлять в соответствующие органы. Чтобы при проверке не возникало спорных ситуаций, нужно правильно вести кадровый учет и заполнять все документы правильно. Мы подготовили полный перечень документов, которые помогут начинающему кадровику быстро влиться в работу и разобраться в ситуации.
Перечень кадровых документов, обязательных для организаций в 2016 году:
| № п/п | Документ | Примечание | Срок хранения | Образец и бланк документа (скачать) | |||
| 1 | Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) | При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. | Постоянно | (1516) (895) (801) |
|||
| 2 | Положение о защите персональных данных работников | При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. | Постоянно | (1439) | |||
| 3 | Штатное расписание (форма Т-3) (штатная расстановка) | Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. | Постоянно | (1339) (9194) |
|||
| 4 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. | (1002) (877) |
||||
| 5 | Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним | Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. | 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) | (736) (623) |
|||
| 6 | Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании | При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. | Постоянно | (867) | |||
| 7 | Положение о системе обучения | При наличии системы обучения в организации. | Постоянно | (668) | |||
| 8 | Положение об аттестации работников | При проведении аттестации по решению работодателя. | Постоянно | (584) (632) |
|||
| 9 | График отпусков | Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. | 1 год | (5912) (5185) (3453) |
|||
| 10 | Трудовой договор | Заключается в письменной форме с каждым работником. | 75 лет | (1090) | |||
| 11 | Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям | Принимаются по решению работодателя. | Постоянно | ||||
| 12 | Приказы о приеме на работу | Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. | 75 лет | (1318) (720) (717) (712) |
|||
| 13 | Приказы о переводе на другую работу | Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). | 75 лет | (880) (587) (517) |
|||
| 14 | Приказы об увольнении | 75 лет | (1349) (634) (854) |
||||
| 15 | Приказы по основной деятельности | Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности». | 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) | - | |||
| 16 | Приказы о предоставлении отпусков | Издаются на основании графика отпусков или заявления работника | 5 лет | (1738) (622) |
|||
| 17 | Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы | Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). | 5 лет | (1060) | |||
| 18 | Личная карточка работника (форма Т-2) | Ведется на каждого работника. | 75 лет | (3867) (1401) |
|||
| 19 | Трудовая книжка | Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. | При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив | (1230) | |||
| 20 | Договоры о полной материальной ответственности | Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. | 5 лет | (555) (425) (479) |
|||
| 21 | Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности | Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя | 5 лет | (798) (1028) |
|||
| 22 | Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу | То же | 75 лет | - | |||
| 23 | Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении | То же | 75 лет | - | |||
| 24 | Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков | То же | 50 лет | - | |||
| 25 | Журнал регистрации командировочных удостоверений | То же | 5 лет | (523) | |||
| 26 | Табель учета рабочего времени | Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником | 75 лет | Оформляются аттестационной комиссией | 15 лет | (569) | |
| 30 | Табели и наряды работников вредных профессий | Составляются ежемесячно. | 75 лет | - | |||
| 31 | Списки работающих на производстве с вредными условиями труда | Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно. | 75 лет | - | |||
| 32 | Списки работников, уходящих на льготную пенсию | 50 лет | - | ||||
| 33 | Переписка о назначении - государственных пенсий и пособий, льготной пенсии | 5 лет 10 лет | - | ||||
| 34 | Инструкции по охране труда по профессиям | Постоянно | (902) |
- В пособии рассмотрены вопросы подготовки и издания документов, возникающих в деятельности организаций различных организационно – правовых форм в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Приведен перечень нормативно – методической базы в области делопроизводства, раскрыты требования государственных стандартов по оформлению документов, приведены технологии подготовки и издания обычных и конфиденциальных документов, организации делопроизводства в организации, особенности делопроизводства с документами по личному составу и обращениям граждан. Приведены образцы основных документов, использующихся при документировании управленческой в деятельности перечень документов, возникающих в результате деятельности организации с указанием сроков хранения.Пособие предназначено для студентов высших учебных заведений обучающихся по экономическим и юридическим специальностей. Рекомендуется также руководителям организаций и работникам структурных подразделений, связанных с документационным обеспечением управленческой деятельности.
- | | (0)
- Вы постоянно опаздываете, потому что не можете найти ключи, кошелек, чистую рубашку? Вы боитесь открыть шкаф, потому что это грозит стихийным бедствием всему дому? На вашем рабочем столе куча бумаг, но нужный документ никак нельзя найти? А в компьютере теряется даже «Проводник»? Вас окружают ненужные вещи во всех комнатах и кладовках – везде?Если хоть на один из вопросов вы ответили утвердительно, в вашей жизни что-то не так. Что именно? Вы не умеете наводить порядок в доме, офисе или в жизни в целом или не знаете как. В таком случае эта книга – для вас. Прочитав эту книгу, вам сразу же захочется сделать свою жизнь проще и удобнее.
- | | (0)
- Любая организация существует лишь тогда, когда есть работающие в ней люди. Деятельность фирмы, предприятия, организации начинается с подбора и оформления сотрудников. Поэтому наличие кадровой службы или хотя бы одного сотрудника, занимающегося кадровой работой в очень маленьких организациях, не подлежит обсуждению.Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровика обязательно документируется. При проверке работы любой организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых фиксируется деятельность службы кадров.Документов, с которыми приходится работать кадровику, много. Каждый вид документа имеет свои особенности и свои правила работы с ним. Поэтому составлению и оформлению наиболее часто встречаемых в деятельности службы кадров документов посвящен большой подраздел «Кадровые документы».Также рассматривается порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел, обработка документов к архивному хранению.Раздел книги, посвященный кадровому делопроизводству, безусловно, заинтересует как начинающих кадровых работников, так и опытных кадровиков. Материал дан с учетом последних изменений в трудовом законодательстве, снабжен конкретными примерами, затрагивает сложные и спорные моменты кадровой работы.Также эта информация будет интересна каждому, кто заинтересован в грамотном оформлении трудовых и иных, непосредственно с ними связанных, отношений. Кто хочет понимать, правильно ли оформлен документ, под которым приходится ставить подпись, обоснованы ли претензии к документам, предъявляемым в различные учреждения, в том числе и в Пенсионный фонд РФ. Кто хочет знать свои права и обязанности, закрепленные в законодательных актах нашего государства, в том числе в Трудовом кодексе РФ.
