Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
Кто должен соблюдать
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .
Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе
Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:
Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег
L = V / P x N c
L
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).
P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней
N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).
Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы
Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).
В этом случае применяется формула:
L = R / P x N n
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;
P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.
N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.
В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).
Приказ для установления лимита по кассе
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
Упрощенный порядок
Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).
Выдача наличных денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).
Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).
В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).
Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .
Ограничение наличных расчетов
Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .
Лимит остатка денежных средств в кассе — это максимальная сумма наличных денег, которая может находиться в кассе организации. Все деньги свыше этой суммы должны инкассироваться в банк. Лимит остатка устанавливает руководитель организации распоряжением или приказом, в банк предоставлять его не нужно. Если лимит не определен, то он считается нулевым.
ИП и лимит остатка наличных денег могут не устанавливать с 01.06.2014 г. Они могут хранить в кассе любую сумму наличных денег без ограничений.
Лимит остатка денежных средств в кассе рассчитывается двумя способами:
- из объема поступления выручки;
- из объема расходования наличных.
Какой способ выбрать определяет организация самостоятельно.
Лимит исходя из объема поступления наличной выручки
Рассчитывается по формуле:
L = V/P * N
где
V — объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
P — расчетный период в рабочих днях, за который учитывается наличная выручка (не более 92 рабочих дня).
N — период времени между днями сдачи в банк наличной выручки в рабочих днях. Период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае нахождения организации в населенном пункте, в котором отсутствует банк — 14 рабочих дней.
- Для округления лимита остатка наличных денег до рубля, могут применяться правила математического округления, так и в меньшую сторону.
- Расчетный период, за который определяется лимит кассы, может быть любой. Например, аналогичный за прошлый год или период, в котором была максимальная выручка или предшествующий настоящему периоду.
Пример : ООО «Кардинал» решило рассчитывать лимит остатка кассы по объему наличной выручки, для расчета взят месяц декабрь за прошлый год. Магазин организации работает без выходных, поэтому расчетный период — 31 день. Выручка магазина за декабрь составила 5 325 430,68 рублей. Инкассация выручки происходит каждый день.
Получается вот такой расчет лимита:
5 325 430,68: 31 х 1 =171 788,09 рублей. Округляем до рублей — 171 788 рублей. Вот такой лимит наличных утверждает руководитель ООО «Кардинала» в своем распоряжении.
Лимит исходя из объема расходования наличных
Есть фирмы, у которых нет наличной выручки, они не занимаются розничной торговлей, общественным питанием, но, например, скупают у населения какие-либо товары за наличный расчет. Такие фирмы раcсчитывают лимит вторым способом: исходя из объема израсходованных наличных денег.
Лимит рассчитывается по формуле:
L = R/P * N
где L — лимит остатка наличных денег в рублях;
R — объем выданных наличных денег, за исключением заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;
P — расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (не более 92 рабочих дней);
N — период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег, за исключением заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк — 14 рабочих дней.
Пример: ООО «Мариус» занимается приемом металолома у населения. За предыдущий квартал (апрель. май, июнь) кредитовый оборот по счету 50 (без учета выплаты зарплаты, пособий и прочих выплат работникам) составляет 1 420 050 рублей. Организация работает 5 дней в неделю — 64 дня за квартал. Деньги по чеку в банке фирма снимает 1 раз в 3 дня.
2 420 050: 64 х 3 = 113 439,84 рублей, округляем до рублей — 113 440 рублей составляет лимит наличных, который руководитель утверждает на новый период.
Как рассчитывают лимит вновь созданные организации
Вновь созданные организации определяют лимит остатка денежных средств в кассе не из фактической наличной выручки, а из предполагаемой . Если у организации нет выручки, она рассчитывает лимит не из фактического объема выдачи наличных денег, а из предполагаемого .
Новые способы расчета лимита установлены Центробанком РФ с 01.06.2014 г., поэтому старый лимит лучше переутвердить новым приказом.
Расчет лимита для обособленных подразделений
Лимит остатка денежных средств в кассе для обособленных подразделений зависит от того, куда сдает выручку обособленное подразделение:
- выручка сдается на расчетный счет в банк — в этом случае лимит рассчитывается обособленным подразделением самостоятельно, независимо от головной компании.
- выручка сдается в кассу головной компании, а только потом в банк — в этом случае головная компания рассчитывает общую сумму лимита и для себя и для обособленного подразделения. Приказ об установленном лимите передается в обособленное подразделение.
Превышение лимита
Если в кассе окажется на конец дня остаток выше установленного лимита (по кассовой книге), то за это предусмотрены штрафы (ст. 2.4 и 15.1 КоАП):
- на организацию — 40 000 — 50 000 руб,
- на должностных лиц — 4 000 — 5 000 руб.
Чтобы не превысить лимит остатка денежных средств в кассе на конец дня, можно выдать деньги под отчет, а на следующий день вернуть их в кассу.
Проверяют кассовую дисциплину и привлекают к административной ответственности налоговые органы (ст.23.5 КоАП). Привлечь к ответственности можно только в течение двух месяцев со дня совершения нарушения, а не со дня обнаружения (ст.4,5 КоАП), так как нарушение не является длящимся.
Разрешается накапливать наличные сверх лимита:
- При выплате зарплаты, социальных пособий. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам зарплаты, стипендий и другим выплатам не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).
- Если организация работает в выходные и праздничные дни.
Лимит можно устанавливать на любой срок — месяц, квартал, год. Не обязательно его ежегодно пересматривать, если лимит устраивает организацию.
Ведь за суммой необходимо все время следить – если образовывается излишек, его везут в банковское учреждение. А иначе вас будут ждать неприятности, если нагрянет проверка и будет выявлено суммы, которых не должно быть в кассе.
Общие сведения
Ведение кассовой дисциплины должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства. А это значит, что практически все предприятия (есть несколько исключений) обязаны придерживаться установленного лимита кассы. Что же это такое и для чего он нужен?
Основные понятия
Кассой называют денежные суммы компании или ее подразделения, которое осуществляло операции с наличностью. Это также помещение, в котором располагаются такие подразделения.
Под кассой понимают и участок бухучета, что используется при отражении данных о движении наличности и денежной документации. Лимитом кассы называют сумму денег, которые могут постоянно быть в кассе фирмы.
Зачем это нужно?
Цель установления лимита кассы – уменьшение наличных сумм в обращении. Ведь основным способом расчетов – не через кассы, а через банковские учреждения (безналичным способом).
Экономическая суть лимитирования наличности – денежные суммы должны работать, а не представлять собой «мертвый груз».
Действующая нормативная база
Правила установления лимита остатка наличности прописаны в .
В случае нарушения лимита остатка сумм в кассе применяются и нормы Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.
Особенности при определении лимита денежных средств в кассе
При установлении лимита кассы стоит использовать утвержденные правительством формулы и учитывать основные рекомендации законодательных положений. Рассмотрим основные правила и выясним, на сто обращать внимание.
Кто устанавливает предел?
Компании, которые не считаются субъектом малого предпринимательства, должны устанавливать лимит остаточной суммы наличности в кассе. Если лимит не установили, он будет равен нулю.
Установление по собственной инициативе лимита осуществляется и малыми предприятиями и физическими лицами со статусом индивидуального предпринимателя, чтобы обеспечить внутренний контроль и сохранность денег.
В такой ситуации учтите – если установлено лимит, компания обязуется его соблюдать, а все средства свыше нормы сдавать в банки. Иначе будут применяться нормы КоАП.
Лимиты денежных средств в кассе устанавливаются на основании распоряжения руководителя предприятия. В прописывается сумма лимита и дата, с которой он будет действовать. Раскрывают также правила определения лимитных сумм.
Существует 2 способа расчета суммы (согласно Приложению к Указанию № 3210-У):
- в соответствии с объемом поступивших средств;
- в соответствии с объемами выданных наличных сумм.
Кстати, период, который берут при расчете лимитов, это:
Сроки, в течение которых фирма вправе руководствоваться установленными суммами лимита, определяют индивидуально.
Обычно в приказах стоит только дата, с которой лимит вступит в действие. А далее его могут применять в течение не одного года, или же, наоборот, менять каждый месяц.
Желательно пересмотреть лимит, если меняется объем поступивших денежных сумм за реализованный товар или объем выдачи средств (согласно ).
Если фирма имеет обособленное подразделение, то установление лимита наличности осуществляется с учетом такой информации:
Рассмотрим особенности составления приказа о лимитах. Подпись на таком документе ставит руководство предприятия. Лимит утверждается на любой период – на месяц, полугодие, год и т. д. вы вправе и вовсе не отражать срок, в течение которого лимит кассы будет действительным.
В таком случае будет только облегчена задача, поскольку не возникнет необходимости следить за сроками действия лимита остатка наличности. Установление лимит осуществляется в рублях. Сумма должна быть круглой (копейки не используются).
К приказам прилагают сами расчеты лимита. Так не возникнет вопроса, почему утверждено именно такую сумму. Следует придерживаться особых правил подразделениям, что передают наличные средства в банковское учреждение.
Это же касается и дополнительного офиса, из которой деньги везут в кассу головного офиса. Во все подразделения передаются головных офисом приказы об утверждении лимита.
Правила передачи такого документа закрепляют в Положении о ведении кассовой операции или, к примеру, в отдельных приказах. Удобнее всего такой способ – приказы о лимитах забирают в головных офисах кассиры подразделений.
Они должны поставить свою подпись на бланке, который будет храниться в головной фирме. Второй способ – приказ передается лично на руки руководству подразделений.
Порядок действий в случае превышения
Превышение кассового лимита является проблемой для субъекта малого предпринимательства. Все предприятия обязаны придерживаться порядка ведения операций по кассе. А такие правила предусматривают, что банки устанавливают для фирмы лимиты остаточных сумм на конец дня.
Для этого предприятие каждый год должно сдавать расчеты по форме 0408020 () в обслуживающие банковские учреждения.
Подавать форму нужно в 1 банк, а после расчета сумму лимита будет сообщено в иные обслуживающие учреждения. При превышении лимита назначается штраф, который может достигнуть 40-50 тыс. для компании, и 4-5 тыс. для .
Банки проверяют, как ведутся кассовые операции раз в 2 года (но не реже). Если будет превышено лимит, организация должны в этот же день сдать сумму выручки. Могут возникнуть проблемы со сдачей денег, если лимит кассы превышен в выходной день.
Рассмотрим, каких способов придерживаются:
Отмена для малых предприятий
Не все обязаны устанавливать лимит кассы. Для того чтобы пользоваться правом не придерживаться лимита, не нужно регистрироваться в реестре субъекта малого предпринимательства.
Нужно только фактически соответствовать критериям, что установлены для таких субъектов ().
Это такие требования:
ИП и малое предприятие может отказаться от установления лимитов остатков и хранить неограниченные суммы наличности с лета прошлого года.
Как реализуется право отказа от установления лимита?
- Отмените приказ об установлении такового, который был действителен ранее.
- Издайте приказ, в соответствии с которым с конкретного дня лимит не будет устанавливаться.
Если такого приказа не будет, проверяющая структура может посчитать, что старый приказ еще действителен или что лимит не устанавливался вовсе.
Во втором случае лимит остаточной суммы будет равен нулю, и все средства в кассе будут определены в качестве сверхлимитных. Кстати, отказываться от установления лимита малые предприятия могут даже в середине года.
Дата в приказе может указываться любая. Итак, помните – при получении статуса малого предприятия нельзя просто прекратить учитывать лимит кассы.
Сначала создается приказ, в котором прописывают, что кассиры будут сдавать средства в банковское учреждение при возникновении такой необходимости на основании устного распоряжения руководящего звена. При этом не требуется составления каких-либо документов.
Обязано ли юридическое лицо согласовать лимит остатка
Компания со статусом юрлица сама определяет лимит остаточной суммы наличности согласно с Приложением к Указанию. Но в новых положениях законодательства ничего не говорится о необходимости согласовывать лимит с банковскими учреждениями.
А значит, этого и не придется делать. Специального согласования с банковским учреждением или федеральным налоговым органом не требуется. А теперь относительно работников банковского учреждения.
Согласно новым нормам, они не имеют права одобрять или отклонять размеры лимитов. Но такие специалисты вправе контролировать, соблюдаются ли правила ведения кассовой дисциплины, в том числе, и не превышено ли лимит.
Об этом сказано в п. 2.14 Положения о порядке организации обращения наличности в пределах России от 5 января 1998 № 14-П.
Как установить на вновь созданной организации?
Чтобы ответить на данный вопрос, стоит обратиться к .
В законодательстве сказано, что лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается самой компанией по приказу директора. В нормативном документе также рассмотрены способы его расчета.
Но вот для нового предприятия формулы расчетов не установлены. А значит, можно применять такую:
При расчете возможен учет прогнозируемых данных. С такой информацией и утверждается лимит. А при ведении деятельности при наличии фактических сведений можно сделать новые расчеты и утвердить новые лимиты.
То есть, новое предприятие вправе определить лимит по формуле на основании ожидаемого дохода. Если же такого дохода нет, тогда учитывается ожидаемый объем выдачи наличности.
Вновь созданная организация должна вести отсчет с первых 3 месяцев деятельности (чтобы можно было определить прогнозный лимит остатка средств) с момента, когда проводится первый расчеты наличностью.
Если лимит не будет установлен, проверяющие органы его посчитают нулевым. А значит, в конце дня нужно будет сдавать абсолютно все деньги.
Лимитирование – обязательство, которое стоит выполнять почти каждому предприятию, если речь не идет о субъекте малого бизнеса.
Но плюс в том, что лимит кассы определяет сама компания, которая прекрасно знает свои потребности в наличных средствах на ежедневные затраты.
Главное – документируйте установление норм наличных денег в кассе приказом. Тогда при проверке государственные служащие не найдут повода для предъявления претензий и назначения штрафов.
Многие предприятия обязаны устанавливать лимит кассы. Но для того, чтобы правильно его оформить, необходимо издавать приказ. Рассмотрим, какие особенности его составления и приведем пример, как выглядит образец такого документа, изданного на 2019 год. Лимитирование кассы должно осуществляться в соответствии с...
При расчете лимита остатка кассы на предприятии стоит придерживаться определенного порядка. Рассмотрим, какие правила применяются в 2019 году. СодержаниеЧто нужно знать? Как рассчитать лимит кассы на 2019 год? Каждому бухгалтеру в случае наличия кассы на предприятии приходится рассчитывать лимит остатка наличных сумм в кассе....
Если организация или индивидуальный предприниматель принимает наличные денежные средства, то в начале года необходимо утвердить лимит остатка наличных денежных средств (т.н. лимит кассы).
Основной документ, который регулирует работу с наличными денежными средствами – Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П («О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации »).
Наличные денежные средства можно хранить в кассе в рамках утвержденного лимита остатка наличных денежных средств. Если до 2012 года лимит необходимо было утверждать в банке, в котором открыт расчетный счет, то в настоящее время такая необходимость отпала. Лимит остатка кассы рассчитывается и устанавливается ежегодно и действует весь год.
При резких колебаниях можно пересматривать и утверждать новый лимит кассы. В помощь обратимся к письму Банка России от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25. Предпоследний абзац говорит нам:
«При изменении объемов поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги или объема выдач наличных денег необходимость пересмотра установленного лимита остатка наличных денег определяется хозяйствующим субъектом.»
Если организация или индивидуальный предприниматель зарегистрированы в середине года, лимит рассчитывается из расчета ожидаемой выручки. Если выручка не планируется (допустим, вся оплата приходит по безналу), лимит рассчитывается из ожидаемого объема выдачи наличных денег.
Скачать бланк распоряжения об установлении лимита кассы
Скачать бланк распоряжения об установлении лимита кассы:
формат Word 97-2003 (doc) скачать
формат Word 97-2003 (rtf) скачать
формат Adobe Acrobat (pdf) скачать
Лимит кассы у обособленных подразделений
В случае, когда у обособленного подразделения нет расчетного счета в банке , то лимит считается в целом по организации: учитываются данные всех обособленных подразделений, выводится общий лимит. Каждому обособленному подразделению утверждается лимит на основе общего лимита кассы пропорционально доли выручки.
Если у обособленного подразделения есть расчетный счет в банке , то при расчете лимита учитываются данные только этого конкретного обособленного подразделения.
Формула расчета лимита
Существует две формулы, по которым можно рассчитать лимит кассы.
Формула № I
Используется, когда существует наличная выручка или планируется ее поступление у вновь созданных организаций / индивидуальных предпринимателей. Лимит кассы рассчитывается по следующей формуле:
[наличная выручка организации за расчетный период] / [расчетный период в рабочих днях] * [периодичность инкассации]
или
[ожидаемая выручка организации за расчетный период] / [расчетный период в рабочих днях] * [периодичность инкассации].
Формула № II
Используют, когда нет и не ожидается наличной выручки (к примеру, все поступления идут по банку). В этом случае учитывается не выручка, а выплаты на административно-хозяйственные нужды. Выплаты, связанные с зарплатой, стипендиями и другими аналогичными выплатами сотрудникам не учитываются. Таким образом, если у организации или индивидуального предпринимателя существуют (или ожидаются) выплаты из кассы, лимит рассчитывается по следующей формуле:
[объем выданных наличных денег за расчетный период] / [расчетный период в рабочих днях] * [периодичность получения денег в банке].
или
[ожидаемый объем выданных наличных денег за расчетный период] / [расчетный период в рабочих днях] * [периодичность получения денег в банке].
Пример расчета лимита кассы
Сперва нам нужно определиться с расчетным периодом.Лимит утверждается в начале года, поэтому можно:
- взять данные за предыдущий квартал (4 квартал прошлого года);
- взять данные за аналогичный квартал прошлого года (1 квартал прошлого года);
- выбрать такой период в прошлом году, когда наличная выручка достигала своих максимальных показателей.
После того, как мы выбрали расчетный период, приступаем к подсчету наличной выручки за этот период. Нас интересуют поступления наличных за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях.
Далее считаем, сколько в нашей организации было рабочих дней за выбранный период. Если в организации установлена пятидневная рабочая неделя, количество рабочих дней будет одно, если установлена шестидневная – то другое. Обратите внимание на действующее ограничение: количество рабочих дней не может быть больше 92 дней.
Теперь определимся с периодичностью инкассации. Обратите внимание на действующее ограничение: периодичность инкассации не должна превышать 7 рабочих дней (или 14 рабочих дней, если в населенном пункте нет банка).
Пример № 1
ООО «Бетельгейзе Альфа Центавра» необходимо рассчитать лимит кассы.
В качестве расчетного периода был выбран 4 квартал 2013 года.
В ООО «Бетельгейзе Альфа Центавра» установлена 5-дневная рабочая неделя.
С учетом официальных праздников сотрудники «Бетельгейзе Альфа Центавра» в 4 квартале 2013 года работали 65 дней (23 + 20 + 22). Выручка на 4 квартал 2013 года составила 1.495.000,00 рублей. Выручка сдается в банк каждые 6 дней.
Считаем: 1.495.000 / 65 * 6 = 138.000 рублей.
Пример № 2
Магазину «Ромашка и Лютик» необходимо рассчитать лимит кассы.
Магазин работает каждый день, без выходных.
В качестве расчетного периода был выбран 1 квартал 2013 года.
В 1 квартале 2013 года 90 дней (31 + 28 + 31), выручка за 1 квартал 2013 года составила 2.713.000,00 рублей. Выручка сдается в банк каждые 3 дня.
Считаем: 2.713.000 / 90 * 3 = 90.433 рубля.
Пример № 3
Оптовой базе «Веселые одуванчики» необходимо рассчитать лимит кассы.
База работает 5 дней в неделю.
В качестве расчетного периода был выбран август 2013 года.
При 5-дневной рабочей неделе в августе 2013 года 22 рабочих дня.
Наличной выручки нет, база работает только по безналу.
В августе 2013 года на административно-хозяйственные нужды было выдано 551.000 рублей. Бухгалтер выносил деньги из банка по чековой книжке раз в четыре дня.
Считаем: 551.000 / 22 * 4 = 100.181 рубль.
Лимит остатка кассы на 2019 год по-прежнему обязателен к установлению для лиц, имеющих в обороте наличные деньги, проходящие через операционную кассу. Рассмотрим, есть ли особенности в определении его размера для 2019 года.
Документ, содержащий порядок расчета лимита остатка кассы
Правила для расчета предельной величины остатка наличных денег в операционной кассе лица, имеющего в обороте наличные деньги, установлены указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, посвященным порядку ведения кассовых операций. В 2019 году этот документ применяется в редакции, ставшей следствием изменений, внесенных в него указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У.
С чем оказались связаны изменения? Главным образом с последствиями новшеств, внесенных в закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ законом об онлайн-кассах (от 03.07.2016 № 290-ФЗ):
- Уточнен перечень документов — оснований для отражения в операционной кассе наличной выручки. В их число включены кассовые чеки, БСО и иные документы, оформляемые на кассовых аппаратах нового образца и имеющие возможность принимать не только бумажную, но и электронную форму.
- Доступным стало оформление электронных вариантов приходного и расходного кассовых ордеров, направление вносителю денег электронной квитанции к приходному ордеру. В связи с этим появились оговорки о необходимости контроля за соответствием образцу подписей, проставляемых на кассовых документах, только для их бумажного варианта.
- Обновлены правила работы с подотчетными суммами. Для их выдачи достаточно будет распоряжения руководителя, а отсутствие отчета по ранее выдававшимся суммам больше не препятствует выплате новых сумм.
Прочие правила порядка ведения кассовых операций остались неизменными. В том числе обновления не коснулись порядка, в котором устанавливается лимит остатка денежных средств в кассе. То есть расчет лимита остатка кассы на 2019 год следует осуществлять в тех же ситуациях и по тем же алгоритмам, что и в предшествующих годах.
Зачем нужен лимит денежных средств и как он устанавливается?
Установление лимита ограничивает ту сумму наличных денег, которая может находиться в операционной кассе на конец рабочего дня (п. 2 указания Банка России № 3210-У). Лимит может быть превышен в дни выдачи работникам зарплаты, стипендий, соцвыплат и в выходные дни, если юрлицо в них осуществляет операции по кассе.
Определение величины лимита обязательно для юрлиц и обособленных подразделений, самостоятельно сдающих деньги в банк. Если обособленные подразделения сдают деньги в кассу юрлица, то общая сумма устанавливаемого организацией лимита учитывает и те лимиты, которые предусмотрены для подразделений. ИП и юрлица, относящиеся к числу субъектов малого предпринимательства, вправе такой лимит не устанавливать.
О том, в каких случаях юрлицо может быть отнесено к числу субъектов малого предпринимательства, читайте .
Юрлицо самостоятельно осуществляет расчет лимита остатка кассы (для подразделений и общей его величины) и утверждает его размер распорядительным документом.Один из экземпляров этого документа направляется в подразделение.
Как рассчитать величину лимита остатка кассы на 2019 год?
Как рассчитать лимит остатка кассы? Указание Банка России № 3210-У приводит для такого расчета 2 внешне одинаковые формулы, принципиально различающиеся только характеристикой объема оборота (реального или планируемого) денежных средств, задействованных в расчете:
- Объем поступлений от продаж. В нем не учитываются средства, принимаемые платежным агентом (субагентом).
- Объем выдач наличных денег. В него не включают средства на выдачу работникам зарплаты, стипендий, соцвыплат.
Первый объем в указании Банка России № 3210-У обозначен буквой V, а второй — R. И формулы расчета лимита (L) с этими буквами выглядят так:
где оставшиеся 2 показателя (P и N) весьма сходны по смыслу, но характеризуют, соответственно, тот процесс, к которому относится один из определяющих формулу расчета показатель (V либо R):
- Р — расчетный период (определяемый в рабочих днях с условием, что их число не превысит 92), за который происходит либо получение объема V, либо выдача объема R;
- N — число рабочих дней между днями сдачи денег в банк (для показателя V) или получения из банка (для показателя R).
При определении количества дней, составляющих величину показателя N, не учитывают факты принятия и выдачи средств, не включаемых в объемы (V и R). Установлено, что число дней, составляющих показатель N, не должно превышать 7, а если в населенном пункте, где располагается юрлицо, нет банка, то 14. Хотя допускается зависимость значения этого показателя от таких вещей, как:
- обстоятельства непреодолимой силы;
- местонахождение, структура и особенности деятельности юрлица.
Итоги
Цифру, отвечающую той сумме, выше которой не может оказаться остаток наличных денежных средств в операционной кассе юрлица на конец рабочего дня, следует определять самому юрлицу, используя для этого законодательно установленную формулу. Формула имеет 2 внешне одинаковых варианта, принципиально различающихся по характеристикам объемов наличной денежной массы, задействованной в расчете: это либо объем продаж, либо объем выплат за определенный период. Прочие показатели, входящие в формулу, похожи по смыслу, но значения их зависят от того, какой именно (продаж или выплат) объем наличных денежных средств взят за основу расчета.
