Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Концепция электронного офиса, макет офисного помещения. Штатное расписание организации и проектирование автоматизированных рабочих мест. Критерии выбора технических средств и программного обеспечения. Значение международных классификаций информации.
контрольная работа , добавлен 17.06.2010
Комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. Состав и основные компоненты электронного офиса. Информационные технологии виртуальных офисов. Использование интерактивной машинной графики.
лекция , добавлен 25.06.2013
Текстовый редактор - приложение для обработки текстовой информации. Описание текстовых процессоров как более совершенных текстовых редакторов. Типы текстовых файлов: форматированные, неформатированные. Основные правила редактирования и набора текста.
презентация , добавлен 26.11.2010
Создание и редактирование электронных баз данных. Обработка электронных таблиц. Операции изменения формата документа. Основные функции текстовых процессоров. Деловая графика. Построение рисунков, диаграмм, гистограмм различных типов в программе Excel.
презентация , добавлен 23.12.2013
Концепция программного средства, позволяющего повысить качество проектного менеджмента и снизить риски проектной деятельности. Электронный проектный офис как система поддержки принятия решений. Оценка экономической эффективности использования продукта.
дипломная работа , добавлен 15.10.2013
Исследование функциональных возможностей табличных процессоров в информационном обеспечении управления. Структура информационной системы на предприятии. Понятие электронных таблиц и табличных процессоров. Тенденции развития табличных процессоров.
курсовая работа , добавлен 15.03.2012
Классификация автоматизированных информационных систем. Классические примеры систем класса А, B и С. Основные задачи и функции информационных систем (подсистем). Информационные технологии для управления предприятием: понятие, компоненты и их назначение.
контрольная работа , добавлен 30.11.2010
Понятие электронных таблиц и табличных процессоров, их основные элементы. Типы данных и функции, используемых в электронных таблицах. Сравнительный обзор наиболее популярных табличных процессоров Microsoft Excel и OpenOffice Calc, области их применения.
Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.
Основными функциями электронного офиса являются:
Автоматизация рутинных работ с документами;
Организация электронного документооборота.
Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов, представленных на рис.4.6.
В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:
Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.
Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис.4.7.
1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т.д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т.д.
Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ, ориентированных на работу с документационной информацией (табл.4.1.).
2. Организаторы работ - это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:
Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.
Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:
Формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;
Ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;
Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;
Автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;
Работа с электронной почтой и факсом и т.д.
| Наименование программы | Назначение программы |
| Текстовые редакторы | Программы, предназначенные для работы стекстовыми документами. Они предоставляют пользователю следующие возможности: набор текста редактирование текста автоматическая проверка правописания создание в тексте различных таблиц, графиков, диаграмм; формирование перекрестных ссылок в документе и т.д. |
| Настольные издательские системы | Программы, позволяющие осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов документов. Предусмотренные в пакетах данного типа средства позволяют: компоновать (верстать) текст, используя эталонные страницы; осуществлять полиграфическое оформление текста; обрабатывать графические изображения; обеспечивать вывод документов полиграфического качества и т.д. |
| Табличные процессоры | Пакеты программ, предназначенные для обработки табличным образом организованных данных. Пользователь имеет возможность: осуществлять разнообразные вычисления, строить графики, управлять форматом ввода-вывода данных, компоновать данные, проводить аналитические исследования и т. п. |
| Графические редакторы | Пакеты, предназначенные для обработки графической информации. Они позволяют: создавать графические иллюстраций с использованием графических элементов (дуги, окружности, эллипса, ломаных и многоугольников и т. д.); манипулировать объектами посредством их разбиения или объединения, копирования, штриховки и т.д.; обрабатывать и редактировать изображения посредством изменения опенков цветов, насыщенности, контрастности и т.д. |
| Системы управления базами данных (СУБд) | Программы, предназначенные для создания, ведения и редактирования баз данных. Они предоставляют возможности: создавать, хранить и извлекать данные, представленные в определенной форме; формировать запросы и отчеты на основании различных критериев отбора записей |
| Пакеты демонстрационной графики | Программы, предоставляющие средства для: подготовки презентаций лекций и выступлений, подготовки иллюстративного материала, визуального отображения основных тезисов текстовых докладов и отчетов и т.д. |
| Пакеты программ мультимедиа | Пакеты предназначены для обработки аудио- и видеоинформации. Они позволяют: управлять сценарием аудиозаписи и видеофильма; создавать группы объектов, включаемых в аудиозапись или фильм; манипулировать и генерировать анимационные изображения и т.д. |
| Программы распознавания символов | Программы предназначены для перевода бумажных документов в электронную форму путем сканирования и распознавания текста |
| Программы перевода с одного иностранного языка на другой | Программы обеспечивают разные режимы перевода текстов с одного иностранного языка на другой с использованием общих и специализированных словарей |
Характеристика основных пакетов программ для формирования и редактирования
документов
Таблица 4.1
3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:
Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
| Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации | К таким программным продуктам относятся электронные архивы. Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации |
| Системы, ориентированные на поддержку управления организацией | Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение |
| Системы, ориентированные на поддержку совместной работы | Задача этих систем – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных) |
Существуют следующие виды систем электронного документооборота:
Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные.
Рис. 4.8. Аппаратные средства электронного офиса
1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (см. рис.4.8.).
2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.
Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.
Основными функциями электронного офиса являются:
– автоматизация рутинных работ с документами;
– организация электронного документооборота.
Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов.
В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:
Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.
Программные средства электронного офиса делятся на три группы:
1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т. д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т. д.
2. Организаторы работ – это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:
– Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.
– Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:
– формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;
– ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;
– обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;
– автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;
– работа с электронной почтой и факсом и т. д.
3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:
– обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
– поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
– оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
– исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
– исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных Они подразделяются на основные и дополнительные:
1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др.
2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.
К офисным задачам можно отнести следующие :
♦ делопроизводство;
♦ контроль исполнения документов;
♦ составление отчетов;
♦ поиск информации;
♦ ввод и обновление информации;
♦ составление расписаний;
♦ обмен информацией между отделами предприятия,
В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:
♦ обработка входящей и исходящей информации;
♦ сбор и последующий анализ данных;
♦ хранение информации. Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс,
предназначенный для обработки документов и автоматизации pa6oты пользователей в системах управления. В состав электронного офиса
входят следующие аппаратные средства :
♦ персональные компьютеры, объединенные в сеть;
♦ печатающие устройства;
♦ средства копирования документов;
♦ сканер;
♦ проекционное оборудование для проведения Презентаций.
В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами.
материалами) базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов .
Информационные технологии виртуальных офисов основываются:
♦ на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офиса через глобальную компьютерную сеть;
♦ на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).
В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реального времени, выполнять СВОИ должностные обязанности, решать офисные задачи.
Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.
Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользо-ваться не отдельными программами, а интегрированными программными пакетами, В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегри-рованный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно
ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений .
Назначение интегрированных офисных пакетов - обеспечить со-трудников офиса и предприятия широким набором средств для по-вседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутин-ных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.
Примером интегрированного офисного пакета может служить пакет Microsoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:
♦ Word - текстовый процессор;
♦ Excel - табличный процессор;
♦ Access - система управления базами данных;
♦ PowerPoint - система подготовки презентаций:
♦ Outlook - менеджер персональной информации;
♦ FrontPage редактор, предназначенный для создания веб-страниц;
♦ PhotoDraw графический редактор для создания деловой графики;
♦ Publisher настольная издательская система;
♦ Small Business Tools специализированный инструментарий для
осуществления бизнес-анализа;
♦ Internet Explorer браузер (обозреватель веб-страниц).
Microsoft Word это мощный текстовый процессор, являющийся удобным инструментом для создания сложных текстовых документов, включающих математические формулы, таблицы, рисунки, диаграммы, а также объекты, подготовленные в других приложениях пакета Microsoft Office.
Microsoft Excel -табличный процессор, предоставляющий мощные средства для создания сложных электронных таблиц и реализующий широкий спектр вычислений. Содержит развитые средства математи-ческой и логической обработки данных.
К функциям табличного процессора относятся :
♦ создание и редактирование электронных таблиц;
♦ создание взаимосвязанных табличных документов;
♦ ввод формул, выполняющих математические и логические операции над данными, находящимися в ячейках электронных таблиц;
♦ структуризация и организация списков данных в электронных таблицах (по сути, реализация некоторых функций СУБД);
♦ построение диаграмм и графиков различных видов;
♦ создание СВОДНЫХ электронных таблиц, в том числе и с привлече-нием информации из внешних баз данных:
♦ разработка макрокоманд управления электронными таблицами;
♦ оформление электронных таблиц, их печать, импорт и экспорт файлов электронных таблиц и др.
С помощью табличного процессора в электронных таблицах можно выполнять различные инженерные, статистические, экономические, бухгалтерские, финансовые расчеты, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации.
Microsoft Access- система управления базами данных. На сего-дняшний день является одним из самых популярных настольных при-ложений для работы с базами данных.
Microsoft Outlook- менеджер персональной информации, предоставляющий следующие возможности:
♦ обработка сообщений электронной почты;
♦ планирование встреч и собраний;
♦ управление контактами и задачами;
♦ доступ к документам, хранящимся в личных папках, и документам, размещенным на локальных и сетевых дисках.
Microsoft PowerPoint - система подготовки презентаций. Презентации могут использоваться в процессе обучения, проведения семинаров, конференций и т. д.
Кроме офисных пакетов компании Microsoft, существуют также следующие пакеты:
♦ Lotus Smart Suite (компания IBM, http://www.lotus.com);
♦ WordPerfect Office (корпорация Corel, http://www.corel.com);
♦ StarOffice (компания Sun Microsystems, http://www.sun.com);
♦ EasyOffice (http://www.e-press.com);
♦ OpenOffice.org (http://www.openoffice.org);
♦ Русский офис (фирма «Арсеналъ»).
Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала любого офиса считается внедрение электронного (Автоматизированного) офиса.
Речь идет о комплексном использовании: современных технических и программных средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, сохранение и поиск, передача информации по каналам связи внутри офиса и за его границы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты подготовки и принятия решения и т.д.); средств программной поддержки; подходов к проектированию помещений; охраны труда персонала.
Для каждого сотрудника офиса (или группы сотрудников) разрабатывается и оснащается автоматизированное рабочее место, профессионально ориентированное на выполнения конкретных функций управления. Такая ориентация осуществляется путем подбора и установки соответствующего программного обеспечения. К состав типового автоматизированного места входит персональный компьютер и необходимы дополнительные встроенные устройства, расширяющие его функциональные возможности, и периферийное оборудование (принтер, сканер, графопостроитель).
Кроме того каждое рабочее место обеспечивается нужной организационной техникой в соответствии с функциональными задачами. Сфера интеллектуального труда в офисах на 80% состоит из трех видов профессионально-фундаментальной деятельности: маркетинг и торговля, проектирование и анализ, управление операциями, на остальные 20% приходятся на такие сферы, как снабжение, кадры, финансы и право, которые естественно имеют различную атрибутику.
Потенциальный экономический эффект для сферы маркетинга и торговли связана не только со снижением издержек и улучшением координации деятельности, но и с увеличением прибыльности и конкурентоспособности организации и лучшим удовлетворением запросов потребителей. Кроме того, маркетинг и торговля остаются источниками информации, которая жизненно необходима для каждой организации, так, как деятельность практически всех составляющих отделов зависит от качества информации о положении на рынке и ее использования. Однако достижение успеха в деятельности организаций путем обеспечения работников офисным оборудованием определяется не только правильным выбором конкретной сферы ее использования - в большинстве этот успех зависит от отношения пользователей.
Понятие о виртуальный офис
Сегодня в периодической литературе применяют понятие "виртуальный офис" или "работа в пижамах". Такой принцип организации труда позволяет экономить время сотрудника, которому не нужно каждое утро добираться до штаб-квартиры организации.
Организация, имеющая "виртуальных" сотрудников, сокращает расходы на аренду дополнительных площадей, оборудования, электроэнергии, управленческого персонала.
Исследование английской компании ReNet показали, что сотрудник на 15% производительнее работает дома чем в офисе. Внедрение технологии виртуального офиса способствует внедрению децентрализации деловых операций.
Виртуальный офис создается на базе компьютеров и компьютерных сетей. В иностранных источниках можно найти следующее определение: Виртуальный офис - это территориально удаленные подразделения или компании и рабочие места (как дома, так и в офисе), взаимодействие которых обеспечивается за помощью информационных технологий.
Если большинство иностранных компаний вкладывают в создание виртуального офиса средства, достаточно ощутимы в смете расходов, то, очевидно, потому, что подобные затраты себя окупают. Особое внимание уделяется созданию удаленных рабочих мест, действительно является эффективным. Эксперты отмечают значительное сокращение расходов на содержание офисных помещений, экономию рабочими времени и средств на поездки в офис и домой, создания оптимальной атмосферы для работы и т. д. Все это приводит к повышению производительности труда. Итак, виртуальный офис - это комплекс технических и организационных решений, направленных на оптимизацию процесса работы. Техническая сторона виртуального офиса - это выбор оборудования, с помощью которого формируются конечные решения.
Основные проблемы создания виртуальных офисов
Одной из основных проблем, стоящих перед информационными системами современной организации, является проблема с подключением удаленных пользователей в центральный офис. При создании виртуального офиса прежде необходимо выбрать тип соединения и соответствующие линии связи, определить, какие виды сетевого сервиса и протоколы следует поддерживать.
При выборе типа соединения нужно учитывать тот факт, что информационная система, особенно система которая должна работать в режиме реального времени, не должна зависеть ни от качества (как правило, невысокого) коммутационных (Например, телефонных) каналов, ни от занятости телефонных линий. Поэтому коммутационные каналы можно рекомендовать лишь тогда, когда альтернативой плохой связи является его полное отсутствие.
Выбор сетевых служб во многом зависит от конкретного информационного провайдера и стоимости услуг связи. Протокол обмена выбирают в зависимости от уровня открытости системы, кроме того, почти всегда нужно обеспечить совместимость с сетевым оборудованием других компаний-поставщиков.
Второй проблемой, возникающей при создании распределенной информационной системы в виртуальном офисе, является невысокий уровень технического персонала в удаленных офисах. С другой стороны размеры сети удаленного офиса бывают настолько малыми, что нет необходимости поддерживать для ее обслуживание высококвалифицированных специалистов. Решение, которое предлагают специалисты, предусматривающий перенос всех функций маршрутизации и администрирования в центральный офис. Защита информации удаленных филиалов и пользователей, а также разграничения доступа к ней осуществляется также на уровне центра.
Преимущества такого подхода заключаются в следующем:
Простоте установки и обслуживания аппаратуры;
Отсутствия потребности в высококвалифицированном, а соответственно, и высокооплачиваемому обслуживающем персонале;
Централизованном администрировании;
Высокому быстродействию;
Независимости от протоколов обмена данных;
Эффективном использовании сетевых адресов;
Возможности создания друга логической сети для географически разделенных узлов.
Как пример, создание информационной сети в пределах офиса, организации, предприятия, можно рассмотреть продукт фирмы Netscape, которая разработала полноценное решение для организации совместной работы и дискуссионных групп в среде с 2000 пользователей и 2-х серверов. Производительность при этом оказалась достаточно высокой. С помощью продукта этой компании (Collabra) можно быстро просмотреть поток дискуссий. Это позволяет осуществлять контроль над дискуссиями, позволяя администратору определить, кто может создавать, поддерживать, отправлять сообщения, а также генерировать полезные отчеты и другую статистику, управлять ходом дискуссий.
На сегодня типичная ситуация состоит в том, что средства на приобретение оборудование, зачастую не окупаются. Причина этого заключается в том, что оборудование покупают не для решения конкретной задачи. После окончания поставок и развертывания информационных технологий начинается их интеграция, т.е. анализ бизнес - процессов и технологий, применяются в организации заказчика. Иногда организация, заказывает технологию, на которой работала ранее, в результате внедрения в работу подхода "виртуальный офис" получает реальную прибыль от такого решения:
Оптимизируется работа,
Уменьшаются затраты,
Повышается производительность труда.
Сейчас обращают особое внимание на процедуры четкого учета, которые наряду с проблемами координации действий следует решать с минимальными затратами. Необходим переход на полный уровень коммуникаций в работе, а именно: вопросов по строгости учета и контроля на всех уровнях управления, координации действий, планирование.
