С 3 октября 2016 году работодатели по новым правилам определяют сроки выдачи зарплаты и аванса. Выплатить окончательный расчет надо не позднее 15 числа следующего месяца (ст. 136 ТК РФ). Следовательно, по ТК РФ сроки для выдачи зарплаты за первую половину месяца выпадают на период с 16 по 30 число месяца. Конкретный график выплаты зарплаты и аванса с учетом ограничений компания вправе устанавливать самостоятельно во внутренних документах c учетом новых правил выплаты аванса по зарплате. Чаще всего это прописывают в коллективном или трудовом договоре. Например, в компании может быть установлена выплата аванса 30 числа и зарплаты – 15 числа следующего месяца.
Аванс по зарплате в 2018 году, расчет по новому. Важно!
Если между авансом и зарплатой один интервал окажется больше 15 дней, а другой меньше, то Роструд может оштрафовать на 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Из внутренних документов должно четко следовать, в какой день сотрудник должен получить деньги. То есть это должны быть конкретные числа. Учтите три момента.
Во-первых, нельзя установить временной промежуток. Например, с 12 по 15 число. Безопаснее написать, не позднее какого числа компания перечисляет деньги сотрудникам. Раньше этой даты выдавать зарплату безопасно. А вот за более позднее перечисление придется заплатить еще и компенсацию.
Во-вторых, нельзя ставить размытые даты. Некоторые работодатели пишут такую формулировку: «заработная плата выплачивается не позднее 10-го и 25-го числа каждого месяца». В такой ситуации непонятно, 25 числа выдают зарплату за первую половину месяца (или аванс) или же итоговую сумму за месяц. Такое условие безопаснее исправить и проставить четкие сроки.
В-третьих, продумайте сроки с учетом требований НК. 15 число - законный, но опасный день для зарплаты и безопаснее перенести ее на более раннюю дату. Если выдавать деньги 15 числа, то аванс выпадает на 30. В некоторых месяцах это последний день. Получается с аванса, выданного в последний день месяца, придется рассчитать и удержать НДФЛ (п. 2 ст. 223 НК РФ, определение ВС РФ от 11 мая 2016 г. № 309-КГ16-1804). В итоге в эти месяцы придется удерживать НДФЛ дважды. А в месяцах, в которых 31 день, - только один раз. Это создает путаницу, как для бухгалтера, так и для налоговиков.
Как считать аванс и зарплату в 2018 году. Новый расчет.
Кодекс не устанавливать правила, как считать аванс от зарплаты. Но это не значит, что таких правил нет. Недавно Минтруд разъяснил, как рассчитывать сумму авансы по зарплате сотрудникам в 2017 и в 2018 годах. Зарплату за первую половину месяца надо рассчитать пропорционально отработанному времени. В расчет берут не только оклад, но и надбавки и доплаты, которые не зависят от результатов работы за месяц (письмо Минтруда России от 10 августа 2017 г. № 14-1/В-725). Например, компенсационные выплаты за работу в ночное время, надбавки за совмещение должностей, за профессиональное мастерство, за стаж работы и другие.
Пример 1. Как начислять аванс по зарплате с учетом надбавок и доплат
Компания выдает зарплату за первую половину месяца 16-го числа, а оставшуюся сумму за месяц - 1-го числа следующего месяца. Оклад продавца - 35 000 руб. В сентябре с 11-го по 15-е число помимо основных обязанностей продавец также исполнял обязанности временно отсутствующего администратора. Оклад администратора - 50 000 руб., за совмещение продавец должен получить 25 процентов от оклада администратора. По итогам месяца компания начислила премию продавцу - 5000 руб.
Рассчитаем зарплату продавца за первую половину месяца. С 1 по 15 сентября сотрудник отработал 11 дней, общее количество рабочих дней в сентябре - 21.
Оклад за этот период составит:
35 000 руб. : 21 дн. × 11 дн. = 18 333,33 руб.
Доплата за работу администратора:
50 000 руб. : 21 дн. × 5 дн. × 25% = 2976,19 руб.
Итого зарплата за первую половину месяца:
18 333,33 руб. + 2976,19 руб. = 21 309,52 руб.
Зарплата за вторую половину месяца:
35 000 руб. : 21 дн. × 10 дн. + 5000 руб. = 21 666,67 руб.
В 2017 и 2018 году платите авансы по зарплате сотрудникам с учетом надбавок и доплат, которые связаны с режимом работы и условиями труда. Например, за сверхурочную или ночную работу, в выходные и праздники, за совмещение должностей, за тяжелые или вредные условия труда (письмо Минтруда России от 18 апреля 2017 г. № 11-4/ООГ-718). Оклад рассчитайте пропорционально отработанным дням.
Шпаргалка! Как рассчитать аванс по зарплате в 2018 году
Зарплату за первую половину месяца считайте с учетом отработанного времени, доплат и надбавок. Чиновники считают, что если такие доплаты не учитывать, то компания нарушит трудовое законодательство. А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Аванс не облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 22 июля 2015 г. № 03-04-06/42063). Но есть риск, что если компания выдаст полный аванс за отработанные дни, то потом не сможет удержать налог. Например, если сотрудник заболеет. Чтобы избежать проблем, выдавайте аванс за первую половину месяца с учетом специального коэффициента 0,87 (100% – 13%). То есть вы как бы учитываете НДФЛ таким образом. Тогда при окончательном расчете вы сможете удержать налог независимо от того, работал ли сотрудник после аванса или нет. Порядок расчета запишите в локальном документе.
Формула для расчета аванса по зарплате
Покажем на примере, как посчитать аванс по зарплате
Пример 2. Как рассчитать аванс по зарплате
Водитель работает на пятидневке по 8 часов в день. 7 июля 2017 года сверхурочно отработал 3 часа. Все остальные дни первой половины июля работал по графику. Всего в первой половине июля 10 рабочих дней. Оклад сотрудника - 30 000 руб.
В положении об оплате труда компания определила такой расчет сверхурочных: оклад работника делят на среднемесячное количество рабочих часов и умножают на минимальные ставки. Первые два часа оплачивают в полуторном размере, следующие в двойном.
Бухгалтер рассчитал сверхурочные, чтобы учесть их при выплате аванса.
В Трудовом Кодексе нет определения аванса, но сказано, что выплачивают зарплату два раза в месяц. Таким образом, когда мы употребляем этот термин, то его точное значение состоит в том, что речь идёт о зарплате за первую половину месяца.
Сроки выплаты аванса должны фиксироваться в документах. Здесь возможно несколько вариантов:
- коллективный договор;
- правила внутреннего распорядка;
- трудовое соглашение.
Интересно отметить, что количество выплат за месяц необязательно равно двум. Это лишь минимальная частота выдачи зарплаты, предусмотренная законодательством. Если это необходимо, зарплату можно выплачивать и большее число раз, например, четыре раза.
Выплачивается в определенные сроки.
Поскольку законодательство предусматривает, что платить сотрудникам нужно не реже, чем два раза в месяц, то фактически речь идёт о двух выплатах:
- не позже, чем 30 числа текущего месяца;
- Зарплату составляет оставшаяся часть суммы и она должна быть выдана не позже чем через 15 дней после того, как месяц закончился.
Как оформить аванс от заработной платы
Размер аванса зависит от зарплаты.
Сначала необходимо произвести расчёт. Точную процедуру определения суммы рекомендуется отразить в Положении об оплате труда на предприятии.
Сама выплата может быть сделана в форме наличных денег или путём перечисления денег на зарплатную карточку, принадлежащую сотруднику. В последнее время второй способ приобретает всё большую степень популярности.
Важным вопросом является начисление налогов. С одной стороны, аванс, по сути, не является окончательным расчётом. С другой, с точки зрения законодательства, речь идёт об одной из двух равноправных выплат зарплаты за месяц.
То есть налоги, на первый взгляд, нужно обязательно заплатить полностью по отношению к авансовой выплате. С другой стороны, согласно Трудовому Кодексу днём, когда начисляются налоги, является последний день того периода, за который платятся деньги.
А это происходит уже после выплаты . Такая точка зрения является официальной. Эти соображения аналогичным образом применяются не только к начислению и уплате подоходного налога, но и к выплатам в социальные фонды.
Но даже и в этом случае, если выплата авансовой части назначена в последний день месяца, то налоги за эту часть зарплаты платятся полностью.
Некоторые во время получения аванса сразу платят налоги за всю месячную выплату. То есть получается, что за вторую часть выплаты налоги вносятся заранее.
Расчет аванса
Рассчитывается в определенном порядке.
Какая сумма должна быть выплачена в данном случае? Сейчас действует не только российское законодательство, но и советское, но только в тех случаях, когда оно не противоречит законам РФ. Ещё в 1957 году был принят нормативный акт, который регулировал, сколько предприятие должно платить в аванс.
Согласно упомянутому документу, эта сумма не может быть меньше тарифной ставки работника за тот период, за который происходит выплата. Росструд в 2006 году подчеркнул, что данная норма продолжает действовать в наше время.
Кроме упомянутого документа существует официальное письмо от Минсоцразвития, где указано, что выплаты в и в аванс должны быть примерно равны. Это письмо датировано 2009 годом. Конечно, в данном случае речь не идёт о статье закона, однако такое письмо является официальным документом и имеет определённую юридическую силу.
- аванс нельзя рассчитывать исходя из тех или иных условных сумм (40% ставки или 50%). Сам метод расчёта должен основываться на учёте реально отработанного времени;
- величина выплаты не должна быть ниже тарифной ставки, которая рассчитана на основе реально проработанного сотрудником времени.
При расчёте надо учитывать, что сама зарплата за проработанное время может быть не единственной выплатой. Ведь ещё могут быть надбавки, премии или другие выплаты. Когда определяют, сколько заплатить сотруднику за первую половину месяца, их также рекомендуется разделить с учётом реально проработанного времени.
Однако, в их числе не должны учитываться те премии, которые носят стимулирующий характер. Обычно связано это с тем, что они назначаются, как правило, по результатам месяца. А те становятся известными по итогам всего месяца, а не его первой половины.
Популярным методом расчёта является использование сорока процентной части зарплаты. Хотя буквально это не определяется законодательством, однако часто этот норматив применяют при расчёте. Откуда его берут и почему его использование распространено?
Простейшее объяснение связано с расчётом зарплаты. Дело в том, что из неё вычитают тринадцать процентов подоходного налога. Остаётся 87% от суммы. Если их поделить пополам, то выйдет чуть больше сорока процентов.
В большинстве случаев таким простым способом можно рассчитать выплату. Однако могут быть ситуации, когда таким образом можно совершить ошибку.
Если бухгалтер предпочитает простое решение, он рискует. Поэтому лучше производить расчёт таким образом, как это предусмотрено законодательством.
Сроки выплаты аванса
Аванс выплачивают раз в месяц.
Сроки выдачи аванса зафиксированы в Трудовом Кодексе РФ и составляют не более пятнадцати дней после окончания соответствующего периода. То есть это должно быть сделано не позднее 15 числа следующего месяца. Здесь речь идёт об окончательной выплате всей суммы.
То есть рассматривается и аванс, и зарплата. Поскольку законодательно закреплено, что оплачиваться отработанное время должно не позднее, чем в течение пятнадцати дней, а аванс представляет собой зарплату за первую половину месяца (15 дней), то предельный срок его выплаты - это 30 число текущего месяца.
Здесь указаны предельные даты. Всё можно сделать раньше. Это не будет считаться нарушением.
Однако в данном случае некоторые специалисты усматривают неоднозначность положений Трудового Кодекса. Предположим, сотрудник стал работать с пятого числа. Предположим, срок выплаты аванса установлен на 25 число.
Таким образом, перерыв до первой выплаты составит 20 дней, а Трудовой Кодекс утверждает, что он не может быть дольше, чем половина месяца.
Однако, если назначить дату пятнадцатого или шестнадцатого числа, то все требования будут соблюдены. В этом вопросе были приняты в отдельных случаях соответствующие судебные решения.
Пример расчёта выплат
Учитываются рабочие дни.
Для пояснения сказанного выше, приведём расчёт авансовой выплаты.
Предположим, работник ООО “Лето” Кудрявцев Д. Д. получает зарплату за первую половину месяца (аванс) семнадцатого числа. Оклад за месяц составляет 30 000 рублей. Для примера делаем расчёт за март 2016 года.
Выплата рассчитывается за период с 1 по 15 марта. При этом необходимо учесть, что рабочих дней было за это время только 9.
Причём, если рассматривать весь месяц, то в нём имеется 21 рабочий день. Допустим, что с 1 по 4 число Кудрявцев болел, о чём предоставил на работу больничный лист.
На этой фирме в правилах трудового распорядка записано, что аванс платится за период с первого по пятнадцатое число.
Для того чтобы определить искомую сумму, нужно сначала определить, сколько этот сотрудник заработал за каждый проработанный день в марте. Для этого необходимо оклад разделить на количество всех рабочих дней в месяце.
Поскольку нам требуется определить ту часть зарплаты, которая относится к первым пятнадцати дням месяца (а их было девять) то получаем: (30 000 рублей / 21 рабочий день) * 9 рабочих дней = 12 857,14 рублей.
Тут есть важная деталь. Поскольку он был на больничном, то реально отработанное время уменьшается на то количество, когда он болел: (12 857,14 рублей / 9 рабочих дней) * 5 рабочих дней = 7 142,86 рублей.
Это и есть та сумма, которую Кудрявцев реально заработал за первую половину марта 2016 года.
Ответственность за нарушение выплат аванса
Нарушение порядка выплат ведёт к существенным штрафам. Это от 1000 до 5000 рублей ответственным лицам при первом нарушении и 10000-20000 рублей в случае повторного нарушения.
Из этого видео вы узнаете о порядке выплаты зарплаты.
Форма для приема вопроса, напишите свой
Заработная плата работникам должна выплачиваться не реже, чем каждые полмесяца – такое положение содержит ч. 6 ст. 136 ТК РФ. Как правило, оплата в течение месяца производится двумя частями: первая именуется авансом, а остальная – зарплатой. Сроки их выплаты устанавливаются трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, колдоговором.
Когда начисляется аванс, сколько процентов от зарплаты в 2017 г. он должен составлять? Должны ли обе части выплаты быть равными или нет? Как рассчитывается аванс? Что будет, если аванс не выплачивать? Эти и другие вопросы мы рассмотрим в нашей статье.
Выплата аванса
Исходя из требований ст. 136 ТК РФ, временной интервал между авансом и зарплатой составляет примерно 15 дней. Работодатели выплачивают аванс до окончания месяца в сроки, которые определяют самостоятельно. При приеме нового сотрудника, его должны ознакомить с установленными датами оплаты труда.
Оптимальным для выдачи аванса по заработной плате считается 15-16 число расчетного месяца, соответственно, зарплата приходится на 1-3 число месяца, следующего за расчетным. Избегать более поздних дат рекомендовал Минздравсоцразвития (письмо от 25.02.2009 № 22-2-709): в отношении сотрудников, принятых на работу с начала месяца, выплата аванса в поздних числах обернется нарушением ст. 136 ТК РФ, ведь интервал между авансом и зарплатой для них превысит законные полмесяца.
Игнорируя обязанность выплаты заработка за первую половину месяца, работодатель грубо нарушает закон. Отсутствие аванса может рассматриваться как несвоевременная выплата зарплаты, за которую сотрудники вправе требовать от работодателя компенсации (ст. 136 ТК РФ), а КоАП РФ предусматривает для таких нарушителей следующие штрафы (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для ИП – от 1000 до 5000 руб.,
- для должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей,
- для организации – от 30 000 до 50 000 рублей.
Аванс - это сколько процентов от зарплаты?
Законодательство не содержит прямого ответа на данный вопрос. О размере аванса, например, сказано в постановлении Совмина СССР от 23.05.1957 № 566, что его минимум не должен быть ниже тарифной ставки сотрудника за отработанное им время. В Трудовом кодексе тоже нет указаний как исчислять аванс, какой процент от зарплаты он должен составлять. Минтруд РФ в письме от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660 разъяснил, что работодатель не только обязан выплачивать зарплату как минимум дважды в месяц, но и должен учитывать при ее расчете фактически отработанное сотрудником время.
Поскольку законодательного запрета на начисление аванса в процентном соотношении к зарплате нет, можно сделать вывод, что работодатель может начислять аванс следующими способами:
- по фактически отработанному сотрудниками времени (дням, часам) за первую половину месяца,
- установить, сколько процентов от зарплаты составляет аванс, также учитывая при расчете отработанное время. Как правило, размер устанавливается в пределах 40-50% от зарплаты, что соответствует трудовым затратам работников за полмесяца.
Способ и методику начисления следует закрепить в локальном нормативном акте. В любом случае расчет аванса будет производиться на основании табелей учета рабочего времени.
Что касается размера аванса, процент от зарплаты для него не всегда будет равен 50%, и вот почему: при начислении аванса в расчет берется оклад сотрудника, всевозможные надбавки, доплаты, оплата за совмещение должностей, за замещение другого работника в его отсутствие и т.д. При этом вряд ли возможно учесть премии и различные бонусы, которые начисляются по итогам месяца или квартала – в таком случае вторая «зарплатная» часть всегда будет больше, чем аванс.
Расчет аванса по заработной плате
При начислении аванса у работодателя не возникает обязанности одновременно удержать с него НДФЛ - это можно сделать при выплате оставшейся части заработка, ведь датой фактического получения дохода считается последний день месяца, а датой удержания налога – день выплаты зарплаты. Но в таком случае все же высок риск, что работник, получив аванс с неудержанным НДФЛ, во второй половине месяца не выйдет на работу по какой-либо причине и удержать налог с него будет уже невозможно. Страховые взносы отдельно на аванс тоже не начисляются, поскольку их рассчитывают по итогам месяца.
Возможные варианты расчета аванса рассмотрим на примерах.
Пример 1
В организации установлен день выплаты аванса – ежемесячно 16 числа, а зарплата выплачивается до 3 числа следующего месяца. Согласно правилам внутреннего трудового распорядка, аванс начисляется за фактически отработанные дни с 1 по 15 число включительно. С 1 по 15 марта 2017 г. по производственному календарю было 10 рабочих дней, а всего в марте их 22.
Сотрудник с окладом 50 000 руб. отработал в первой половине марта 8 дней и 2 дня был на больничном. Сначала рассчитаем стоимость одного рабочего дня сотрудника в марте:
50 000 руб. : 22 дня = 2272,73 руб.
Делаем расчет аванса за отработанные сотрудником дни:
2272,73 руб. х8 дней = 18 181,84 руб.
Если сразу удержать НДФЛ, то на руки сотрудник получит 15 818,20 руб. (18 181,84 руб. – 13%).
Пример 2
Аванс, согласно правилам трудового распорядка, принятым в организации, начисляется в размере 45% от зарплаты до вычета подоходного налога. Новый сотрудник приступил к работе со 2 марта 2017 г. с окладом 40 000 руб. За период с 1 по 15 марта он фактически отработал 9 дней.
Аванс при полностью отработанном периоде составит:
40 000 руб. х 45% = 18 000 руб.
Рассчитаем аванс за фактически отработанное время:
18 000 руб. : 10 дней х 9 дней = 16 200 руб.
После удержания НДФЛ сумма аванса составит 14094 руб. (16200 руб. – 13%).
Как видим, однозначно ответить на вопрос «аванс – это какая часть зарплаты?» нельзя: его размер зависит от методики начисления, принятой работодателем, от фактически отработанного сотрудниками времени, от наличия доплат, оплаты за совмещение, замещение и т.п. Даже при процентном способе начисления аванса нужно учитывать, сколько дней отработано сотрудниками, используя учетные данные табелей рабочего времени.
Одним из важных вопросов на сегодняшний день остается размер зарплаты за первую половину месяца. Многие работодатели продолжают устанавливать определенный процент от зарплаты для выплаты аванса. В статье рассмотрим в каком размере выплачивать аванс в 2019 году, а также приведем пример расчета аванса.
Аванс по зарплате
В соответствии с трудовым законодательством (136 ТК РФ) зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца. Кроме того, срок по выплате зарплате устанавливается следующий: не позднее, чем 15 календарных дней после окончания периода начисления. Первая выплата части зарплаты привыкли называть авансом, а вторую, после окончания месяца – основной зарплатой.
Ранее было установлено следующее ограничение: размер аванса не должен быть ниже, чем тарифная ставка за отработанный период времени (постановление Совета Министров СССР №566 от 23.05.1957). В настоящее время данное постановление признано утратившим силу, а значит и требований по установлению размера аванса также нет. Рекомендации по расчету аванса даны в письме Минтруда №14-1/В-725. Рассмотрим основные правила расчета:
- Аванс рассчитывают исходя из отработанного количества дней. В аванс включать можно только ту часть заработной платы, на которую у работника возникло право в соответствии с отработанным количеством времени в первой половине месяца. Другими словами работник получит аванс в размере, зависящем от количества дней, отработанных с 1 по 15 числа. Если работник в этот период времени отсутствовал по причине болезни или был в отпуске, то аванс за это время начислять не нужно.
- Оклад необходимо учитывать в авансе. Помимо оклада или тарифной ставки за отработанный период времени учитываются также надбавки за это же время. Надбавки учитываются те, которые не зависят от итоговых показателей по работе за месяц и от степени выполненной нормы по трудовым обязанностям. В соответствии с этим, в аванс нужно включать оплату ночного времени работы, надбавки, выплачиваемые в связи с совмещение должностей, за стаж или профмастерство и др. Если работодатель занижает размер аванса, то это может рассматриваться в качестве дискриминации и нарушение трудовых прав работника (Читайте также статью ⇒ ).
- В аванс не включаются премии. Рассчитывая аванс, не должны учитываться такие выплаты, как премия по итоговым показателям эффективности и компенсационные выплаты, рассчитать которые можно только по окончании периода начисления. Другими словами, премия по итогам месяца, а также такие выплаты, как компенсация за сверхурочное время или работу в праздники и выходные не должны учитываться при расчете премии. Точный размер их определяется только в конце месяца, а значит при оплате за первую половину месяца учтены быть не должны (Читайте также статью ⇒ ).
Аванс в фиксированном размере
Работодателям удобно установить аванс в определенном, фиксированном размере, например, 40% от зарплаты и выплачивать эту сумму ежемесячно. Разберемся можно ли так делать.
В соответствии с требованиями трудового законодательства, аванс не является самостоятельной выплатой, а представляет собой одну из частей заработной платы. Под зарплатой же понимают такое вознаграждение за труд работников, зависит которое не только от установленного оклада, но от количества выполненной работы или отработанного времени. Таким образом, определить первую или вторую выплату по зарплате можно только исходя из того, сколько работник отработал по времени, либо изготовил продукции (Письмо Минфина №14-1/10/В-660 от 03.02.16).
Как удерживать из аванса
Еще одним вопросом, волнующим бухгалтеров, начисляющих зарплату является удержания из аванса. Нужно ли с аванса удержать НДФЛ, алиментные платежи и др. суммы? Либо все необходимые удержания нужно производить только из основной части зарплаты? Постараемся разобраться в этом вопросе.
Удерживать НДФЛ нужно только после полного формирования налоговой базы, а в нашем случае это наступает только в последнее число месяца, когда идет формирование заработной платы. В соответствии с этим и алименты удержать нет возможности. Удержать алименты с зарплаты нужно только после того, как с зарплаты будет удержан НДФЛ. Соответственно, аванс в теории выдается в полной сумме, без учета удержаний.
Однако такая выдача аванса может способствовать возникновению определенных сложностей. Например, работник в первую половину месяца отработал полностью и получил за это время зарплату без исключения НДФЛ и других удержаний. Во второй половине месяца работник заболел или уволился, тогда начислять ему уже ничего будет не нужно. Однако и удержать НДФЛ уже будет не с чего, а значит и перечислить его работодатель не сможет. В этой ситуации возникнет задолженность работодателя по налогам перед бюджетом, а у работника перед работодателем. Чтобы такой путаницы избежать, работодатель может при выдаче аванса учитывать «резервные удержания». Такие удержания будут равны НДФЛ и другим удержаниям, но таковыми являться не будут. Законодательство не запрещает этого делать, а работодателю не придется производить дополнительные перерасчеты и удержания с работников.
Премии и надбавки в авансе
Если мы при расчете аванса опираемся на понятие заработной платы, определяемое трудовым кодексом, то следует учесть, что помимо всего прочего зарплата включает в себя доплаты, премии и надбавки. Однако может ли мы их учитывать при расчете зарплаты за первую половину месяца? Такие премии и надбавки представляют собой такие выплаты, размер которых работодатель определяет только в конце месяца. Соответственно определить в середине месяца будут ли они начислены или нет очень сложно. Поэтому такие выплаты при расчете аванса учитывать не нужно.
Пример расчета аванса
Сотруднице О.П. Петровой установлен оклад в размере 30 000 рублей. На основании исполнительного листа, с Петровой ежемесячно удерживают 25% заработка. Нормативными актами компании размер аванса составляет сумму, рассчитываемую исходя из отработанного работником времени. В организации с авансов удерживаются «резервные суммы», равные НДФЛ с аванса и процент по алиментам.
Рассчитаем аванс за февраль 2019 года.
Всего в феврале 19 рабочих дней, из них с 1 по 15 число – 11 рабочих дней, а с 16 по 28 число – 8 рабочих дней. Первую половину месяца Петрова отработала полностью, поэтому аванс составил:
30 000 / 19 х 11 = 17 368,42 рубля
«Резервные удержания» определяем в размере 13% НДФЛ и 25% по исполнительному листу:
17 368,42 – 13% = 15 110,53 рублей и
15 110,53 – 25% = 11 332,90 рублей
Такую сумму получит Петрова в качестве аванса.
Во второй половине месяца Петрова отработала только 5 рабочих дней. Рассчитаем ей зарплату за февраль 2019 года.
30 000 / 19 х 16 = 25 263,18 рублей
С этой суммы удерживаем НДФЛ и сумму по исполнительному листу:
25 263,18 – 13% = 21 978,97 рублей
21 978,87 – 25% = 16 484,15 рублей
Теперь из этой суммы вычитаем аванс:
16 484,15 – 11 332,90 = 5151,25 рублей
Такую сумму Петрова получит в качестве зарплаты за вторую половину месяца.
C 3 октября действуют новые правила для зарплаты и аванса – выдавать расчет нужно не позднее 15-го числа следующего месяца. Когда станете исправлять сроки в договорах, обратите внимание на формулировку. В ней есть шесть опасных ловушек.
По новым правилам компания должна выдавать зарплату не позднее 15-го числа следующего месяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Рассчитываться с работниками, как и раньше, нужно каждые полмесяца. Возьмите из нашей статьи безопасные формулировки о зарплате и авансе для трудовых договоров. Это защитит компанию от штрафа в 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
В статье 136 ТК РФ есть два требования к срокам зарплаты. Первое – выдать окончательный расчет за месяц нужно не позднее 15 числа. Второе – между авансом и окончательным расчетом должно быть максимум полмесяца – 15-16 дней (это зависит от того 30 или 31 день в месяце). Безопасные дни зарплаты – в таблице.
Безопасные дни зарплаты
15-е число - опасный день зарплаты.
Если выдавать зарплату 15-го числа, то аванс выпадает на 30-е. В некоторых месяцах это последний день. А с аванса, выданного в последний день месяца, надо исчислить и удержать НДФЛ (п. 2 ст. 223 НК РФ, определение ВС РФ от 11 мая 2016 г. № 309-КГ16-1804). В итоге в эти месяцы придется удерживать НДФЛ дважды. А в месяцах, в которых 31 день, - только один раз. Такая путаница вызовет вопросы у налоговиков.
А еще 15-е число – не лучший день для аванса . Тогда зарплату компания должна выдать в последний день месяца. Такие сроки – дополнительная сложность для бухгалтерии и отдела кадров – оформить табель, рассчитать и выдать зарплату нужно за один день.
Как работать с образцами в этой статье
В статье новый формат образцов, на каждом можно сразу увидеть опасную и безопасную формулировку в трудовом договоре.
Опасная формулировка в красном цвете . Чтобы посмотреть ее, наведите курсор мышки на образец и переместите бегунок вправо.
Безопасная формулировка – зеленая . Вы увидите ее, если передвинете бегунок влево.
Ловушка № 1. В договоре – только последний день зарплаты
Некоторые компании устанавливают не конкретную дату зарплаты, а крайний срок. Например, используют такую формулировку: «Заработная плата за первую часть месяца выплачивается не позднее 20-го числа текущего месяца, за вторую часть - не позднее 5-го числа следующего месяца » .
Это опасно. Проверяющие могут посчитать формулировку «не позднее» незаконной. Ведь в кодексе сказано, что работодатель устанавливает конкретную дату выдачи зарплаты (ст. 136 ТК РФ).
Как безопасно. Укажите в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка конкретные даты зарплаты.
Ловушка № 2. Вместо конкретной даты - интервал
Сверхлимитные деньги на зарплату можно хранить в кассе максимум пять рабочих дней. Точную продолжительность устанавливает руководитель (п. 6.5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Некоторые работодатели решили, что зарплатный срок в трудовом договоре тоже можно указать в виде диапазона и используют формулировку: «Заработная плата за первую часть месяца выплачивается наличными с 15-го по 20-е число , за вторую часть месяца - с 1-го по 5-е число следующего месяца » .
Это опасно. Работник поймет, что деньги можно получить в любой день интервала, и будет приходить в кассу, когда захочет. На самом деле он должен знать одну точную дату зарплаты - так требует Трудовой кодекс (ст. 136 ТК РФ).
Как безопасно. Зафиксируйте в локальных актах конкретные даты для зарплаты - минимум две с промежутком в полмесяца.
Руководитель должен решить, как долго работники будут получать зарплату в кассе. Диапазон может быть от одного до пяти рабочих дней максимум. Продолжительность закрепите в положении о ведении кассовых операций. Например, так: «Продолжительность срока выдачи заработной платы из кассы не может превышать три рабочих дня, включая день получения наличных денег с банковского счета».
Выдача денег после конкретной даты - нарушение срока. Но в том, что работник пришел в кассу позже, виноват он сам, а не работодатель. Ведь день зарплаты он знал. За это компанию не оштрафуют. Главное подготовить деньги и начать их выдавать в зарплатный день.
Пример. Как выдавать зарплату наличными
Директор ООО «Вега» решил, что зарплату нужно выдавать наличными дважды в месяц - 5-го и 20-го числа каждого месяца. Это условие зафиксировали в трудовых договорах.
По мнению руководителя ООО «Вега», на каждую выплату достаточно трех рабочих дней. Такое условие включили в положение о ведении кассовых операций компании.
Зарплату за вторую часть сентября кассир ООО «Вега» начал выдавать 5 октября. Некоторые сотрудники получили деньги 6 октября, другие - 7-го числа. За то что работники пришли в кассу позже 5-го, компанию не оштрафуют. В конце дня 7 октября кассир депонирует остаток невыданной зарплаты.
Ловушка № 3. Для всех сотрудников – единый день зарплаты
В больших компаниях работников так много, что все не успевают получить зарплату в один день. Даже если продолжительность выплат максимальная - пять рабочих дней, - в кассе постоянно очередь и кто-то рискует остаться без денег.
Это опасно. Работники будут недовольны, что не смогли вовремя получить зарплату. Проверяющие из Роструда могут потребовать, чтобы компания выплатила проценты тем, кто получил деньги с опозданием.
Как безопасно. В правилах внутреннего трудового распорядка распределите поток работников на несколько дней равномерно. Для каждой группы сотрудников установите отдельный зарплатный день, чтобы не было очереди в кассу.
Ловушка № 4. Зарплата после праздников и выходных
Зарплатная дата может выпасть на выходной день или праздник. На этот случай некоторые работодатели в кадровых документах делают оговорку о том, что зарплату выдают в ближайший следующий рабочий день.
Это опасно. Инспекторы по труду обвинят компанию в нарушении. Ведь такой подход противоречит закону (ст. 136 ТК РФ).
Как безопасно. Выдавайте зарплату накануне нерабочих дней, если срок выпадает на них. Отдельную оговорку об этом в документах делать не обязательно - правило работает автоматически. Ведь оно есть в Трудовом кодексе. Но и лишним такое условие не будет.
Ловушка № 5. В трудовом договоре слово «аванс»
Некоторые компании используют в трудовом договоре слово «аванс». По Трудовому кодексу работникам положена именно зарплата, которую выдают каждые полмесяца.
Как поправить трудовые договоры
Если условия в трудовом договоре нарушают новые правила для зарплаты и аванса, внесите изменения. Для этого заключите дополнительные соглашения. Это защитит не только от штрафа, но и от необходимости платить проценты за позднюю зарплату.
Уведомлять работников за два месяца не обязательно. Но предупредить заранее можно в добровольном порядке.
Дата изменений
Не забудьте прописать, с какой даты будут действовать новые сроки. Главное, чтобы дата была не позже, чем начинает действовать закон.
Согласие работника
Письменное согласие работника обязательно, если меняется технология или организация труда в самой компании. Если изменения связаны с новыми законами, то согласие получать не нужно
